# 小规模企业往来账款如何进行税务申报？ 做了快20年会计，跟小规模企业老板打交道，听得最多的莫过于“往来账款太乱了，报税时总怕出错”。确实，小规模企业规模不大，业务却可能五花八门——客户预付的货款、供应商挂的应付、员工借的备用金、股东转走的资金……这些“往来款”像一团乱麻，稍不注意，就可能跟税务申报“杠”上：要么多缴了税，要么被税务局问询，严重的甚至涉及罚款。今天咱们就来聊聊，小规模企业的往来账款到底该怎么处理，才能让税务申报既合规又省心。 ## 往来账款的税务属性界定 咱们先搞清楚一个问题：到底什么是“往来账款”？简单说，就是企业在生产经营过程中，因采购、销售、借款、代收代付等形成的各种应收、应付、预收、预付款项。在会计上，这些款项通常挂在“应收账款”“应付账款”“预收账款”“其他应收款”“其他应付款”等科目里。但到了税务层面，可不能简单“一挂了之”——不同性质的往来款，税务处理天差地别。 先说最常见的“应收账款”。比如您把货卖给客户，货还没发，款先收了，这时候挂“预收账款”；货发了，款没收，挂“应收账款”。这两种都属于销售商品相关的往来款，税务上要重点关注增值税和企业所得税的确认时点。小规模企业增值税纳税义务发生时间，一般是“收讫销售款或者取得索取销售款凭据的当天”，如果您提前收了款（预收账款），就算没发货，也可能需要申报缴纳增值税——去年就有个做服装加工的小老板，客户年初下了10万订单，约定6月交货，结果5月就收到了10万货款，直接放“预收账款”没管，7月申报时被系统预警，补了3000元增值税和滞纳金，当时就哭了：“钱还没给客户呢，怎么就要交税了？”其实这就是对“纳税义务发生时间”理解不到位。 再说说“其他应收款”和“其他应付款”。这两个科目容易“藏污纳垢”。比如“其他应收款”，常见的是股东借款、员工备用金。股东从公司拿钱，长期挂账不还，税务局可能会认定为“视同分红”，股东得交20%个人所得税；员工备用金超过期限未报销，也可能被认定为工资薪金，得代扣个税。我之前遇到一个餐饮老板，把家里装修的5万块通过“其他应收款”转了出去，年底被税务局查，补了个税还罚款，悔不当初。而“其他应付款”呢，常见的是押金、保证金，比如客户租您的设备付的押金，合同到期后要退的，这部分不用交税，但如果押金逾期不退，就得转为收入申报纳税了。 最后是“预收账款”，很多小规模企业觉得“钱还没花出去，不算收入”，其实不然。增值税方面，只要收到了销售款或取得了收款凭据（比如收据、合同），就算没发货，也可能产生纳税义务；但企业所得税遵循“权责发生制”，预收账款在发货前不用确认收入，这点要跟增值税区分开。比如您做装修服务，客户先付30%定金，这时候增值税要申报（因为收了钱），但企业所得税不用确认收入，等装修完成再确认。 ## 收入确认的时点与申报 往来账款的核心，其实是“收入什么时候确认”。小规模企业老板常说“我钱都收了，怎么还不让免税”，或者“我货都发了，为什么现在才让我交税”，这都跟收入确认时点没搞清楚有关。 先说说增值税的确认时点。小规模企业增值税纳税义务发生时间，税法有明确规定：销售货物，为收讫销售款或者取得索取销售款凭据的当天；提供劳务服务，为收到款项或者书面合同约定的付款日期的当天；发生应税行为并收讫销售款项的，先开具发票的，为开具发票的当天。这里有个关键点：“收讫销售款”不一定是银行收款，现金、微信、支付宝都算；“取得索取销售款凭据”比如客户打的欠条、合同约定的付款凭证。我见过一个做建材的小老板，跟客户签了20万合同，约定货到付款，结果货到了客户说资金紧张，打了张6个月后付款的欠条，老板想着“钱还没拿到，不用交税”，结果税务局核查时，认为“取得了索取销售款凭据”，当月就得申报缴纳增值税，最后补了6000元税款。 再看企业所得税的确认时点。企业所得税遵循“权责发生制”，即收入在“归属期”确认，不管钱收没收到。比如您1月份卖了10万货，2月份才收款，那1月份就要确认10万收入申报企业所得税；反过来，1月份收了10万货款，约定2月份发货，那1月份不用确认收入，2月份发货再确认。这里有个小规模企业常见的误区：把增值税和企业所得税的收入确认时点搞混了。比如预收账款，增值税可能要提前申报（因为收了钱），但企业所得税不用提前确认（因为没发货），申报时得分别处理，增值税申报表填“预收账款”对应的销售额，企业所得税申报表暂时不填。 还有个特殊情况：小规模企业月销售额不超过10万（季度不超过30万），免征增值税。但这里有个“陷阱”——免税是针对“销售额”，不是“收到的钱”。比如您这个月卖了8万货，收了8万款，还有2万是上个月预收的（货已经发了），那这个月销售额是10万，虽然收款只有8万，但超过10万免税额度，得全额申报缴纳增值税。我之前辅导过一个做批发的老板，就因为把“预收账款”的2万没算进去，导致免税额度用超，被税务局要求补税，还解释说“我只收了8万啊”，其实是对“销售额”的范围理解有误——销售额是“销售货物或提供服务向购买方收取的全部价款和价外费用”，不管钱什么时候收的。 ## 成本费用的合规扣除 往来账款不光涉及收入，还关系到成本费用——成本费用扣对了，利润少了，企业所得税就少交；扣错了，不仅多缴税，还可能被罚款。小规模企业规模小，业务简单，但成本费用的税务处理，一点都不能马虎。 首先，成本费用得“真实”。什么意思？就是花的钱确实跟企业生产经营有关，而且有凭有据。比如您卖建材，采购原材料的费用、运输费、工人工资，这些都算真实成本，可以扣除；但您给家人买衣服花的钱，就不能算成本，税务局查到了，直接调增利润，补税罚款。我见过一个做食品加工的小老板，把家里买菜、交物业费的发票都拿到公司报销，说是“办公费用”，年底汇算清缴时被税务局查，调增了12万利润，补了3万企业所得税，还罚了1.5万，肠子都悔青了。 其次，成本费用得“合规”。合规的核心是“凭证”——没有合规凭证的费用，一律不得扣除。小规模企业最常见的凭证就是发票，但也不是所有费用都必须发票。比如您在菜市场买了500元蔬菜做员工午餐，没有发票，但有收款收据、买菜清单和经办人签字，也可以作为扣除凭证；但如果是买设备、付装修费这种大额支出，没有发票就绝对不行了——税务局会直接认定“没有发生该项支出”，不允许扣除。这里有个专业术语叫“税前扣除凭证管理”，税务总局2018年第28号公告有明确规定：企业发生支出，应取得发票作为扣除凭证，但对方为个人的小额支出（不超过500元），可以用收款凭证代替。咱们小规模企业老板记住：大额支出（超过500元）必须发票，小额支出尽量要发票，实在没有也得有其他合规凭证。 最后，成本费用得“合理”。就是花的钱跟生产经营规模匹配，不能畸高。比如您一年卖100万货，却花了50万“业务招待费”，税务局肯定会怀疑——您招待谁了？真有这么大业务量吗？税法规定，业务招待费按实际发生额的60%扣除，但最高不超过当年销售收入的5‰，超出的部分不能扣。还有“广告费和业务宣传费”，同样不能超过当年销售收入的15%，超出的部分可以结转以后年度扣除。我之前遇到一个做服装批发的老板，为了冲业绩，年底砸了20万做广告（其实大部分是给关系户送礼），结果当年销售收入才150万，广告费超了7.5万，汇算清缴时被调增，补了1.8万企业所得税，老板说“我钱都花了，还不让扣啊”，这就是没考虑“合理性”。 ## 发票管理的“三流一致” 说到凭证，就不得不提发票——小规模企业税务申报，发票是“命根子”。很多老板觉得“我小规模企业，开不开发票无所谓”，其实大错特错：发票不仅是收款凭证，更是税务申报的重要依据，而且税务局现在“以票控税”，发票开不对，申报准出问题。 发票管理最核心的要求是“三流一致”，也就是“发票流、资金流、货物流”一致。什么意思？简单说：卖方开票（发票流），买方付款（资金流），货物从卖方到买方（货物流），这三个流向必须一致。比如您把货卖给客户A，发票开给A，钱也收自A，货也发给A，这就是“三流一致”，没问题；但如果是您把货卖给A，发票却开给B（B是A的关联方），钱收自B，货发给A，这时候“三流”就不一致了，税务局会怀疑您虚开发票。去年我处理过一个案子：某建材公司帮客户垫付了一笔货款，结果客户让供应商把发票开给了建材公司，建材公司拿着这张发票入账抵扣，后来税务局稽查，认为“资金流”（建材公司付款给供应商）和“货物流”（供应商发货给客户）不一致，涉嫌虚开发票，虽然最终证明是真实业务，但建材公司被要求补缴增值税和所得税，还接受了罚款，折腾了两个月。 小规模企业开票，还要注意“品名”和“业务实质”一致。比如您卖的是服装，发票却开成“办公用品”，税务局一看就知道有问题——办公用品卖这么多？可能涉及逃避纳税。还有“开票金额”，要跟实际销售额一致，不要为了免税故意少开票（比如卖了10万，只开8万发票，想控制在免税额度内），这种行为属于“隐匿收入”，被查到了不仅要补税，还可能被处罚。我见过一个做批发的小老板，为了享受免税，每次开票都控制在9.9万，结果客户多了，销售额自然就上去了，系统预警“销售额与开票金额差异过大”，税务局来核查，补了2万增值税和滞纳金，老板说“我这不是想省点税吗”，殊不知“聪明反被聪明误”。 还有“发票丢失”的情况。小规模企业财务不规范，发票丢了是常事，但丢了发票不能“算了”，得按规定处理。增值税专用发票丢失，要购买方凭“发票已报税证明单”才能入账；增值税普通发票丢失，要登报声明作废，并让开票方提供存根复印件备查。去年有个餐饮老板，把客户要的3张发票弄丢了，觉得“客户没报销就没事了”，结果客户后来要发票，老板开不了，客户直接投诉到税务局，老板被罚款500元，还赔了客户2000元“损失费”，得不偿失。 ## 申报表填写的关键步骤 前面讲了那么多往来账款的账务处理，最后都要落到“申报表填写”上。小规模企业申报的税种不多，主要是增值税、附加税、企业所得税，但每个申报表都有“坑”，填错了就可能出问题。 先说增值税申报表（小规模纳税人）。这张表看起来简单，但“销售额”和“免税额”的填写最容易出错。比如您这个月卖了8万免税货物（农产品），2万应税货物（加工服务），那“免税销售额”填8万，“应税销售额”填2万，不能混在一起填；如果您是“按季申报”的小规模企业，季度销售额28万（其中免税15万），那“免税销售额”填15万，“小微企业免税销售额”填13万（28-15），因为小微企业免税额度是季度30万，超出的13万（28-15=13？不对，应该是季度销售额28万，其中免税15万，应税13万，小微企业免税是针对“全部销售额”中未超过30万的部分，所以“小微企业免税销售额”填13万，因为应税13万+免税15万=28万，未超30万，所以全部免税？这里需要明确：小规模企业增值税免税政策是“月销售额10万以下（季度30万以下）免征增值税”，这里的“销售额”是“全部销售额”（含免税和应税），所以季度28万，不管免税还是应税，只要未超30万，全部免征增值税，申报时“免税销售额”填28万，“小微企业免税销售额”填28万，“应税销售额”填0。我之前辅导过一个老板，就把免税和应税销售额填反了，导致系统申报失败，折腾了半天。 再看企业所得税申报表（季度预缴）。小规模企业企业所得税税率一般是25%，但符合条件的小微企业可以享受“减半征收”优惠（实际税率5%或10%）。申报时，最重要的就是“营业收入”和“营业成本”的填写——这两个数据要跟利润表一致，而且要跟往来账款的收入确认时点匹配。比如您1月份确认了10万收入（应收账款转收入），成本6万，那1季度预缴申报时，“营业收入”填10万，“营业成本”填6万，“利润总额”填4万，再根据小微企业优惠计算应纳税额。很多老板会直接按“收到的钱”填收入，比如1月份只收了5万款，但确认了10万收入，结果申报表填了5万收入，导致利润少了，少缴了企业所得税，虽然暂时没事，但年底汇算清缴时“账实不符”，税务局会要求补税。 最后是附加税申报表（城市维护建设税、教育费附加、地方教育附加）。小规模企业增值税免征，附加税也免征；但如果缴纳了增值税，就要按实际缴纳的增值税税额计算附加税（城建税7%，教育费附加3%，地方教育附加2%）。申报时要注意“增值税税额”的填写，比如您这个月缴纳了3000元增值税，那城建税填210元（3000×7%），教育费附加90元（3000×3%），地方教育附加60元（3000×2%）。很多小规模企业老板觉得“附加税少，随便填填”，其实错了——附加税虽然金额小，但填错了同样会影响申报准确性，严重的还可能被罚款。 ## 常见风险点与应对策略 做了这么多年会计，我发现小规模企业在往来账款税务申报中，总踩那么几个“坑”。把这些风险点搞清楚了，就能少走很多弯路。 第一个风险点：“往来款长期挂账不清理”。比如“其他应收款”挂股东借款，挂了三年不还；“预收账款”挂了两年，货早发了也不转收入。税务局看到这种情况，第一反应就是“有问题”：股东借款不还，是不是变相分红？预收账款不转收入，是不是隐匿收入？去年我遇到一个做贸易的老板，“其他应收款”挂了股东50万，挂了五年，税务局查账后，认定这50万是股东分红，让股东补了10万个人所得税，还罚了5万。应对策略：定期清理往来款，比如每季度末检查一遍，“预收账款”超过3个月未发货的，赶紧转收入；“其他应收款”中股东借款，最好在年底前还了，或者签订借款合同，约定利息（利息还得交个税）。 第二个风险点：“收入与成本不匹配”。比如这个月卖了10万货，成本却只有2万，毛利率80%，远高于行业平均水平（一般贸易企业毛利率也就20%-30%）。税务局一看就会怀疑：成本是不是没记全？是不是买了东西没开发票？我见过一个做食品批发的老板，为了少缴企业所得税，把采购原材料的成本只记了一半，导致利润虚高，汇算清缴时被税务局“纳税评估”，调增了30万成本，补了7.5万企业所得税。应对策略：做好成本核算，每一笔采购都要有发票，入库、出库都要有记录，确保收入和成本匹配——毛利率可以高，但不能离谱。 第三个风险点：“政策理解不到位”。比如小规模企业免税政策，很多老板以为“月销售额10万以下就不用申报”，其实不是——免税是“免征增值税”，但申报表还是要填的，只是填“免税销售额”，不用缴税；还有“六税两费”减免（小规模企业减半征收资源税、城市维护建设税等），很多老板不知道，多缴了税。应对策略：关注税务局官网或公众号，及时了解最新政策，或者找专业财税机构咨询——咱们加喜商务财税就经常给客户发“政策解读”，帮他们避免踩坑。 第四个风险点：“账务处理不规范”。比如往来款用“白条”入账（收据、收条代替发票），或者把“应收账款”直接转“营业外收入”（其实是客户不要了，但没做坏账处理），或者“应付账款”挂了几年不付（其实是供应商不要了，但没确认收入）。这些不规范的处理，都会导致申报数据失真。应对策略：找专业的会计做账，小规模企业虽然业务简单，但“专业的人做专业的事”很重要——我见过不少老板为了省几千块工资，自己或请亲戚做账，结果因为账务不规范，被税务局罚款几万，得不偿失。 ## 总结与前瞻性思考 说了这么多，其实小规模企业往来账款的税务申报，核心就三个字：“规范”。规范账务处理，把每一笔往来款的来龙去脉都搞清楚；规范发票管理，确保“三流一致”；规范申报流程，准确填写申报表。只有把这些基础工作做好了，才能在申报时心里有底，避免不必要的风险。 未来随着金税四期的全面推行，税务大数据会越来越强大——企业的银行流水、发票数据、申报数据、甚至水电费数据，都会被实时监控。咱们小规模企业老板不能再抱有“侥幸心理”，觉得“小企业税务局不管”，其实现在“以数治税”，系统一比对，异常数据立马就出来了。所以，咱们得提前把账务做扎实，学会用数字化工具管理往来款，比如用财务软件自动对账、预警异常往来（比如预收账款超过3个月未转收入），这样才能适应未来的税务监管趋势。 最后给各位老板提个醒：税务申报不是“应付税务局”，而是企业规范经营的“照妖镜”。往来账款处理好了，不仅税务风险低，还能通过财务数据看出企业的问题——比如应收账款太多，说明客户回款慢；预收账款太多，说明企业货好卖，赶紧多备货。把税务工作和经营管理结合起来，这才是咱们小规模企业该有的样子。 ## 加喜商务财税企业见解总结 加喜商务财税深耕小规模企业财税服务12年，见过太多因往来账款处理不当导致的税务风险。我们认为，小规模企业的往来账款管理，关键在于“事前规划、事中控制、事后检查”。事前要明确往来款性质，签订规范合同（比如预收账款要约定发货时间，股东借款要约定利息和还款期限）；事中要实时跟踪往来款状态，用财务软件设置预警（比如预收账款超期未转收入、其他应收款挂账超1年）；事后要定期清理挂账，及时申报纳税（比如年底前清理股东借款，避免视同分红）。我们为企业提供“账务+申报+风险预警”的一体化服务，从源头规避往来账款税务风险，让老板专注业务发展，不用为税务问题操心。