# 记账报税失控发票怎么处理？ 作为在加喜商务财税摸爬滚打了12年、干了快20年会计财税的“老会计”，我见过太多企业因为一张失控发票“栽跟头”的案例。记得有个客户，一家做机械加工的小企业老板，拿着一张“失控”的进项发票来找我时，还一脸不在意：“不就一张发票吗？税务局还能真查到我？”结果呢？汇算清缴时被税务局系统预警，要求转出进项税额12万元，补税加滞纳金一共17万多，老板当时就傻了眼——这还没算上请税务师沟通、调整账务的人力成本。所以说，别小看“失控发票”这四个字，它就像埋在账里的“定时炸弹”，处理不好，轻则补税罚款，重则影响企业信用，甚至让老板“吃牢饭”。 那到底什么是“失控发票”？简单说，就是税务机关通过大数据监控发现，开票方企业走逃、失联，或者涉嫌虚开发票，导致发票的“流向”和“源头”失控，这张发票就变成了“失控发票”。比如开票方突然联系不上，或者申报收入但未缴税，发票流向的企业却正常抵扣了进项，这种情况下，发票就会被税务机关标记为“失控”。对于企业来说，收到这种发票，不管是记账还是报税，都是个大麻烦——用了吧，税务风险随时可能爆发；不用吧，成本又白瞎了。今天我就结合这20年的经验和案例，从6个方面跟大家好好聊聊：记账报税遇到失控发票，到底该怎么处理？ ## 如何识别失控发票 “发现问题是解决问题的第一步”，这句话用在失控发票处理上再合适不过。我见过不少企业，直到税务稽查找上门，才知道自己用了失控发票——平时连“失控”是啥都不知道，更别说识别了。其实识别失控发票没那么难，关键是要掌握渠道、特征和工具，别等“炸雷”了才反应过来。 ### 识别渠道：别等税务局上门“提醒” 识别失控发票，渠道很重要。最直接的渠道就是国家税务总局全国增值税发票查验平台。现在企业收发票，不管是纸质的还是电子的，第一步都该去这个平台查验。输入发票代码、号码、开票日期、销售方信息、购买方信息，如果显示“失控发票”，系统会直接提示。我有个习惯，每天下班前都会把当天收到的进项发票统一查验一遍，哪怕客户说“我们是大企业，绝对没问题”，也得查——去年有个客户，合作了五年的“老伙伴”开的发票，结果突然被标记失控，要不是提前查验，差点就入账了。 除了官方平台，企业的开票系统（如金税盘、税控盘）也会同步预警。有些企业的开票系统会对接税务局的数据库，如果收到的发票是失控状态，系统会弹窗提示。不过这个功能不是所有企业都开了，得提前跟服务商确认。另外，税务局的“风险预警系统”也会主动推送。比如税务局发现你企业连续多月从同一个开票方取得大量发票，而这个开票方突然走逃，就会给你发《税务事项通知书》，告知你取得的发票可能失控。这时候别慌，赶紧对照通知书里的发票信息，逐笔核查——别觉得税务局“找麻烦”，这其实是帮你提前排雷。 ### 识别特征：这些“信号”别忽略 除了通过渠道查，失控发票本身也有一些“特征”，能让你提前发现端倪。最明显的是开票方异常。比如开票方是个“皮包公司”，注册地址是虚拟地址、法定代表人失联，或者经营范围跟你企业的业务完全不搭边——你做服装的，却从一家“软件开发公司”买了大量面料发票，这能不有问题？我之前遇到个客户，他们的供应商是一家“贸易公司”，但经营范围里根本没有“机械配件”销售，却给他们开了上百万的进项发票，最后被认定为失控，原因就是开票方涉嫌虚开。 还有发票内容异常。失控发票的品名、金额往往“不合常理”。比如你企业是小规模纳税人，却取得一张“专票”，品名是“一批原材料”，金额却高达几百万，这明显不正常。或者发票上的货物名称、数量、单价跟你企业的实际业务对不上——你企业明明只买了10台设备，发票上却写了50台，金额还翻倍，这种“货不对板”的发票，十有八九是失控的。另外，发票流向异常也可能是个信号。比如一张发票被多个企业同时抵扣，或者开票方在短时间内给不同行业的企业开了大量发票，这种“批量开票、走逃失联”的情况，很容易被税务局判定为失控。 ### 识别工具：这些“神器”用起来 现在技术发达了，识别失控发票不光靠“人工查”，还有很多工具能帮上忙。比如第三方发票查验软件（如“票点点”、“易票通”），这些软件不仅能查验发票状态，还会自动关联开票方的“风险信息”——比如有没有被列入“异常名录”，有没有虚开前科。我有个客户用了这种软件，系统自动提示他们从某家公司取得的发票“开票方已被税务局走逃核查”，他们赶紧停止付款，避免了10多万元的损失。 还有企业的ERP系统或财务软件，如果能对接税务局的数据库，就能实现“自动预警”。比如设置“发票状态”字段，凡是查验为“失控”的发票，系统会自动标记为“红票”，禁止入账。我们加喜商务财税给很多客户做过这样的系统对接，去年帮一家电商企业对接后，系统自动拦截了3张失控发票，直接避免了后续的税务风险。不过要注意，这些工具只是辅助，最终还得靠人工核实——毕竟工具可能会“误判”，比如开票方只是暂时失联，不是真的走逃，这时候就需要结合其他信息判断。 ### 识别误区：别踩这些“坑” 识别失控发票时，企业很容易走进误区，导致“漏网之鱼”。最常见的是“只查不核”——只查发票是不是“失控”，不查业务是不是真实。我见过有个企业，查验发票时显示“正常”，就放心入账了，结果后来税务局查，发现开票方虽然没走逃，但开的发票全是“虚开”，业务根本不存在。所以查验之后，还得核对企业实际的业务合同、付款凭证、物流单据，确保“三流一致”（发票流、资金流、货物流）。 另一个误区是“忽视电子发票”。很多企业觉得电子发票“不会失控”，其实电子发票更容易被篡改、虚开。去年有个客户，收到一张电子发票，查验时显示“正常”，但后来发现是假的——开票方根本没有开具这张发票，是有人伪造了电子发票的OFD文件。所以电子发票也得认真查验，最好通过税务局的官方渠道查验，而不是只看客户发来的PDF文件。 还有“信任代替核查”。有些企业觉得“老客户”“大企业”开的发票肯定没问题，就省了查验步骤。我之前有个客户，合作了八年的“老供应商”，突然给他们开了一张100万的专票，客户因为信任，直接入账了，结果后来发现这家供应商早就走逃了，发票是失控的。所以不管是谁开的发票，都得按流程查验——信任在税务风险面前，一文不值。 ## 核实发票真伪 识别出“疑似失控发票”后，别急着下结论，先核实它的“真伪”。这里说的“真伪”，不光是发票是不是伪造的，更重要的是业务是不是真实——一张发票即使是真的（比如税务局系统里能查到），但如果业务是虚假的，它依然是“失控发票”，不能抵扣。核实真伪是处理失控发票的关键一步，核清楚了，才能决定下一步怎么处理，避免“冤假错案”。 ### 核实第一步：查“票面信息” 核实发票真伪，先从票面信息入手。一张真实的发票，票面信息一定是完整、规范的。要检查发票代码、号码有没有涂改，有没有重复——税务局的发票代码是唯一的，如果两张发票代码相同、号码不同，那肯定是假的。还要看开票方信息：名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号，这些信息必须和“国家企业信用信息公示系统”里的一致，不然就有问题。我之前遇到个客户，收到的发票上开票方名称是“XX科技有限公司”，但查企业信息，发现这家公司全称是“XX科技发展有限公司”，多了一个“发展”两个字，结果发现是有人冒用公司名义开的虚开发票。 购买方信息也得核对。购买方名称、纳税人识别号必须和企业的税务登记信息完全一致，错一个字都不行——比如“有限公司”写成“有限责任公司”，或者税号少一位，都可能影响发票的效力。还有发票内容：品名、规格、单位、数量、单价、金额、税率、税额，这些信息不能有涂改，也不能有逻辑错误——比如单价×数量≠金额，或者税率用错了（比如明明是13%的税率，却开了9%），这种发票肯定有问题。 ### 核实第二步：核“业务真实性” 票面信息没问题，还得核业务是不是真实。这是核实失控发票的核心，也是税务局最关注的一点。怎么核？最直接的是看合同、付款凭证、物流单据“三流一致”。比如你企业买了100万元的钢材，就得有和供应商签订的采购合同，银行转账的付款记录（备注“钢材款”），以及物流公司出具的发货单、入库单——这三者上的金额、品名、数量必须一致。我之前处理过一个案例，企业拿了一张100万的失控发票来核实，他们说业务是真实的，结果查合同发现，合同金额是50万，物流单显示只收了50万的货，剩下的50万根本没有对应的业务——这就是典型的“虚开”，业务不真实。 除了“三流一致”，还得核业务合理性。比如你企业是个小公司，月销售额才20万，却突然从一家“贸易公司”买了200万的设备，这合理吗？肯定不合理。或者你企业做的是服装零售，却取得了大量“钢材”“水泥”的进项发票，这业务逻辑对不上，很容易被税务局认定为虚假业务。还有交易价格合理性，比如同样型号的设备，市场价格是10万/台，发票上却写了15万/台，这种“高价采购”也可能有问题——要么是虚增成本，要么是利益输送。 ### 核实第三步：问“开票方情况” 如果自己核实不了，或者对开票方有疑问，可以直接联系开票方核实。比如问开票方：“我们收到的这张发票，业务是不是真实的？”“你们公司现在经营正常吗？”“有没有被税务局核查？”如果开票方支支吾吾，或者联系不上，那这张发票很可能是失控的。我之前遇到个客户，收到的发票显示开票方“失联”，客户就慌了，赶紧联系开票方留的电话，结果打过去是空号，后来去注册地址找，发现是个“虚拟地址”——这种情况下，基本可以确定发票是失控的。 不过要注意，联系开票方核实的时候，最好保留沟通记录***>（比如微信聊天记录、通话录音、邮件），万一后续有争议，这些记录就是证据。别光口头沟通，最好让对方出具书面证明，比如“业务真实性说明”，盖公章——这样更保险。 ### 核实第四步：找“税务局确认” 如果自己核实还是没把握，最稳妥的方法是找税务局确认。带着发票原件、合同、付款凭证、物流单据等资料，到主管税务局的“办税服务厅”或“风险管理部门”，申请核实发票状态。税务局会通过内部系统查询，告诉你这张发票是不是真的失控，以及能不能抵扣。我之前有个客户，自己查发票显示“失控”，但不确定是不是真的，就去找税务局核实，结果发现是税务局系统数据延迟，发票其实是正常的——虚惊一场，但避免了不必要的麻烦。 找税务局核实的时候，态度要好，把资料准备齐全，别让税务局觉得你“有问题”。比如别只拿一张发票就去了，得把能证明业务真实的所有资料都带上——税务局也是“依规办事”，你资料越齐全，他们核实起来越快，结果也越准确。 ## 处理方法选择 核实清楚发票是失控的之后，就到了最关键的一步：怎么处理？这时候别慌，也别“想当然”，得根据不同情况选择不同的处理方法。比如发票能不能抵扣？要不要转出进项税？要不要补税？这些都要根据“善意取得”还是“恶意取得”来判断，处理对了，能减少损失；处理错了，可能“火上浇油”。 ### 情况一：善意取得失控发票 “善意取得”是处理失控发票时一个很重要的概念，指的是企业不知道发票是失控的，且已经支付了货款，取得了相应的货物或服务。这种情况下，企业可以不转出进项税额，但需要提供相关证明材料***>，比如采购合同、付款凭证、物流单据，以及“善意取得”书面说明。我之前处理过一个案例，客户从一家“贸易公司”买了50万的钢材，付款了，也收了货，后来发票被认定为失控，客户当时急坏了——如果转出进项税，就得补8万多的税，加上滞纳金，损失不小。后来我们帮客户准备了所有业务真实的证明材料，向税务局申请“善意取得”，税务局核实后，同意不转出进项税，客户这才松了口气。 不过要注意，“善意取得”不是“无条件”的。根据《国家税务总局关于纳税人善意取得虚开的增值税发票处理问题的通知》（国税发〔2000〕187号），企业必须满足三个条件：一是购货方与销售方存在真实交易***>；二是购货方不知道销售方提供的发票是虚开的***>；三是购货方能够提供销货方开具的发票等凭证***>。这三个条件缺一不可。比如你明明知道开票方是“虚开”，还去买发票，那就不能算“善意取得”，而是“恶意取得”，必须转出进项税，还要补税罚款。 ### 情况二：恶意取得失控发票 “恶意取得”就是企业明知发票是失控的，或者有理由怀疑发票是失控的，却仍然购买并抵扣进项税***>。这种情况下，企业必须转出进项税额，补缴增值税，还要缴纳滞纳金，并可能面临罚款***>。比如你企业从一家“走逃”的公司买了发票，明明知道这家公司联系不上，却还是抵扣了进项税，这就是“恶意取得”。我之前见过一个案例，老板为了少缴税，专门找“票贩子”买了10张失控发票，抵扣了130万的进项税，结果被税务局查到，不仅转出了130万进项税，还补了130万增值税（按偷税处罚），滞纳金20多万，老板自己还被行政拘留了——这就是“恶意取得”的下场，得不偿失。 怎么判断是不是“恶意取得”？主要看企业的“主观故意”。比如开票方是“皮包公司”，企业却仍然大量采购；或者发票价格明显低于市场价格，企业却没核实；或者开票方失联后，企业没有采取任何措施，仍然抵扣了进项税——这些情况都可能被认定为“恶意取得”。所以企业在取得发票时，一定要尽到“合理审查义务”，别抱有侥幸心理。 ### 情况三：部分失控发票处理 有时候企业取得的发票可能“部分失控”，比如一张发票里有10万元是真实的业务，5万元是虚开的。这种情况下，怎么处理？根据《增值税暂行条例》和相关规定，需要将虚开部分的进项税额转出，真实部分的进项税额可以继续抵扣***>。比如你企业取得一张15万元的失控发票，其中10万元有对应的合同、付款凭证、物流单据，5万元没有，那么就需要转出5万元的进项税，10万元可以正常抵扣。 不过要注意，“部分失控”的认定需要税务局确认，企业不能自己“想当然”地划分。最好带着发票、业务资料等，到税务局申请“部分抵扣”，让税务局核实哪些部分是真实的，哪些部分是虚开的。我之前处理过一个案例，客户取得了一张50万元的失控发票，其中30万元有对应的业务，20万元没有，客户自己转出了20万元进项税，但税务局后来核查发现，30万元业务里还有10万元是虚假的，最终客户需要转出30万元进项税——这就是自己“瞎判断”的后果，一定要让税务局来“定调”。 ### 情况四：已申报抵扣的失控发票 如果企业已经将失控发票申报抵扣了进项税，后来才发现发票是失控的，这时候需要及时申报“进项税额转出”***>，并在增值税申报表的《增值税纳税申报表附表二（本期进项税额明细）》中填写“异常凭证转出进项税额”栏次。比如你企业1月份抵扣了一张失控发票，进项税额是10万元，2月份发现发票是失控的，那么2月份就需要申报转出10万元进项税，同时补缴10万元增值税（如果已经抵扣了），并从抵扣之日起计算滞纳金（每日万分之五）。 要注意的是，如果企业没有及时转出，被税务局查到，可能会被认定为“偷税”，除了补税滞纳金，还会处以偷税金额50%以上5倍以下的罚款。我之前见过一个客户，收到失控发票后没有及时处理，拖了半年才发现，结果滞纳金就交了3万多——所以发现失控发票后，一定要赶紧处理，别拖延。 ### 情况五：未申报抵扣的失控发票 如果企业还没有将失控发票申报抵扣，那就简单了：直接不要抵扣，这张发票不入账，也不申报***>。比如你企业收到一张失控发票，还没来得及入账和申报，查验后发现是失控的，那就把发票退给开票方（如果还能联系上），或者直接作废，别留着。我之前有个客户，收到一张失控发票后，还没来得及入账，就发现了，直接把发票扔了，后来税务局查的时候，他们根本没这张发票的记录，所以没受任何影响——所以没抵扣的失控发票，最好的处理方式就是“不用”。 不过要注意，如果发票已经入账了（哪怕没申报抵扣），也需要做账务调整，比如把“原材料”或“库存商品”的金额减少（对应发票金额），同时调整“应交税费——应交增值税（进项税额）”科目——别觉得“没申报就不用管”，入账了就是企业的账务，税务局查的时候还是会看。 ## 补救措施 如果企业已经因为失控发票被税务局查了，或者自己发现了问题，这时候“补救措施”就很重要了。补救得好，可能减轻处罚；补救不好，可能“雪上加霜”。我见过不少企业，出了问题后“躲、拖、瞒”，结果被税务局从重处罚——其实税务局也看重企业的“态度”，只要你主动补救，积极配合，处罚可能会轻一些。 ### 补救第一步：主动补税 如果企业已经抵扣了失控发票的进项税，或者被税务局要求转出，这时候主动补缴税款和滞纳金***>是最重要的补救措施。别等税务局来催，也别抱有“能拖就拖”的心态——拖延只会让滞纳金越来越多（每日万分之五，一年就是18.25%，比贷款利率还高），还可能被认定为“偷税”，面临更重的处罚。我之前处理过一个案例，客户因为失控发票被税务局要求转出20万元进项税，客户一开始想“拖一拖”，结果拖了3个月，滞纳金就交了1万多——后来我们帮客户赶紧补缴了税款和滞纳金，税务局考虑到客户主动配合，只处罚了1万元，要是再拖下去，处罚可能更多。 主动补税的时候，要准备好相关资料，比如《增值税纳税申报表》、《进项税额转出表》、税款缴纳凭证等，提交给税务局。补税后，记得让税务局开具完税证明，这是证明你已经履行纳税义务的重要凭证。 ### 补救第二步：申请税务沟通 补税之后，企业可以向税务局申请“税务沟通”***>，说明情况，争取从轻处罚。比如向税务局提供“善意取得”的证明材料（合同、付款凭证、物流单据等），或者说明自己是因为“不知情”才用了失控发票，不是故意的。沟通的时候态度要好，把事情的经过、原因、补救措施都说清楚，别找借口，也别推卸责任。我之前帮客户申请过一次沟通，客户是因为“供应商失联”才用了失控发票，我们提供了客户和供应商的长期合作合同、付款记录，以及客户多次联系供应商的记录（微信聊天、通话记录），税务局核实后，认为客户确实是“善意取得”，最终只转出了进项税，没有罚款——这就是沟通的作用。 申请税务沟通的时候，最好找专业的税务师或会计师陪同，他们更了解税务局的“沟通逻辑”，能帮你把话说清楚，提高沟通的成功率。当然，如果企业自己懂税务，也可以自己去，但别“不懂装懂”，反而弄巧成拙。 ### 补救第三步：调整账务 如果失控发票已经入账了，不管有没有抵扣，都需要调整账务***>，确保账实相符。比如如果发票是虚开的，业务不真实，那么就需要冲减“原材料”或“库存商品”科目，冲减“应交税费——应交增值税（进项税额）”科目（如果已经抵扣），同时调整“银行存款”或“应付账款”科目（如果还没付款）。如果已经付款了，但开票方失联了，可以计入“营业外支出——坏账损失”（但要符合税法规定的坏账损失条件，比如有法院的判决书或工商部门的注销证明）。 调整账务的时候，要保留好相关的记账凭证、账务调整说明等资料，以便税务局核查。我之前见过一个客户，因为失控发票冲减了“原材料”科目，但没有保留调整说明，税务局查的时候，客户说不出“原材料”为什么减少，结果被认定为“账实不符”，又补了一笔罚款——所以调整账务一定要“有据可查”。 ### 补救第四步：法律救济 如果企业对税务局的处罚决定不服，比如认为自己是“善意取得”，不应该被罚款，或者处罚过重，这时候可以申请行政复议或提起行政诉讼***>。比如向税务局的上一级机关申请行政复议，或者向人民法院提起行政诉讼。不过要注意，法律救济是“最后的手段”，不是“闹事的工具”——必须要有充分的证据支持，比如“善意取得”的证明材料、税务局处罚程序违法的证据等。 我之前处理过一个案例，客户被税务局处罚了5万元，客户觉得冤，因为自己是“善意取得”，我们就帮客户申请了行政复议。提交了客户和供应商的合同、付款凭证、物流单据，以及客户多次联系供应商的记录，复议机关最终撤销了税务局的处罚决定——所以如果确实有冤屈，法律救济还是有效的。不过要注意，申请行政复议或提起行政诉讼，一定要找专业的律师，别自己瞎折腾，不然可能“越搞越糟”。 ## 预防机制 处理失控发票再怎么“积极”，也不如“预防”来得实在。我常说“防火比救火重要”，对于失控发票来说，预防的关键是建立完善的内控机制***>，让失控发票“进不来企业的大门”。这12年在加喜商务财税，我帮很多企业建立了“发票管理内控制度”，效果都很好——有些企业用了十几年，从来没遇到过失控发票。 ### 预防第一步：供应商筛选 预防失控发票，首先要从供应商筛选***>入手。别随便找个“便宜”的供应商就合作，一定要对供应商进行“背景调查”。比如查供应商的营业执照***>，看经营范围是不是和你企业的业务匹配；查纳税人识别号***>，看有没有被列入“异常名录”或“严重违法失信名单”（可以通过“国家企业信用信息公示系统”查）；查供应商的经营状况***>，比如有没有固定的经营场所，有没有实际的业务往来（可以要求供应商提供近期的纳税申报表或财务报表）。 我之前有个客户，为了“省钱”，找了一家报价很低的“贸易公司”合作，没做背景调查，结果收到了失控发票。后来我们帮客户做背景调查，发现这家公司注册地址是“虚拟地址”，法定代表人是个“老赖”，早就被列入“异常名录”了——客户当时就后悔了：“早知道这样，多花点钱找正规供应商也行啊。”所以供应商筛选时，别只看价格，要看“资质”和“信誉”。 ### 预防第二步：发票查验流程 建立“发票必查验”***>的流程，是预防失控发票的关键。不管是纸质的还是电子的发票，收到后必须立即查验***>（最好在24小时内完成）。查验的渠道必须是国家税务总局的官方平台，比如“全国增值税发票查验平台”，别用第三方平台（虽然第三方平台方便，但可能有风险）。查验的时候，要输入发票的所有信息（代码、号码、开票日期、销售方信息、购买方信息），确保“票面信息”和“系统信息”一致。 查验后，要保留查验记录***>，比如截图或打印查验结果，和发票一起归档。我之前给客户设计了一个“发票查验台账”，内容包括：发票代码、号码、开票日期、销售方名称、纳税人识别号、购买方名称、纳税人识别号、查验结果（正常/失控）、查验日期、查验人、备注。每天下班前，财务人员要把当天查验的发票登记到台账里，月底汇总，看看有没有“失控”或“异常”的发票——这样既能确保每张发票都查验了，又能及时发现风险。 ### 预防第三步：内控制度建设 建立“岗位分离”***>的内控制度，是预防失控发票的“制度保障”。比如采购人员***>负责找供应商、谈合同，财务人员***>负责查验发票、审核付款，仓库人员***>负责验收货物、登记入库，这三个岗位不能由一个人兼任——这样能形成“互相监督”的机制，避免“一个人说了算”。比如采购人员可能为了“回扣”找“虚开”的供应商，财务人员查验发票时就能发现问题；仓库人员验收货物时，如果发现货物和发票不符，也能及时反馈。 除了岗位分离，还要建立“定期审计”***>制度。比如每季度或每半年，由内部审计人员或外部审计师，对企业的“发票管理流程”进行审计，看看有没有“未查验的发票”、“虚假的业务”、“异常的付款”等情况。我之前帮客户做过一次“发票管理审计”，发现有个采购人员没把发票交给财务查验，自己直接付款了，结果收到了失控发票——后来客户调整了流程，要求“付款前必须查验发票”，避免了类似问题。 ### 预防第四步：员工培训 最后，要加强对员工***>的培训，提高他们的“风险意识”。比如培训员工识别失控发票的特征***>（开票方异常、发票内容异常、流向异常），培训员工查验发票的流程***>（怎么用官方平台查验，查验什么内容），培训员工遇到问题怎么办***>（比如发现发票失控，要立即停止付款，上报财务部门）。 培训的方式可以多样化，比如“线下讲座”“线上课程”“案例分析”等。我之前给客户做过一次“案例分析”培训，讲了一个企业因为用了失控发票被处罚的案例，员工们听了都很震惊，纷纷表示以后一定会认真查验发票——案例比“说教”更有用，能让员工“感同身受”。 ## 沟通与协调 处理失控发票时，沟通与协调是必不可少的环节。不管是和税务局、开票方，还是和客户沟通，都要讲究“技巧”——沟通得好，问题能顺利解决；沟通不好，可能“火上浇油”。我这20年，见过太多因为沟通不畅导致问题恶化的案例，也见过很多因为沟通得当化险为夷的案例——所以，别小看沟通的力量。 ### 和税务局沟通：态度要诚恳，资料要齐全 如果企业因为失控发票被税务局查了，和税务局沟通***>时，态度一定要“诚恳”。别觉得“税务局是来找麻烦的”，要认识到税务局是在“依法办事”，企业要积极配合。比如税务局来核查时，要把相关的资料（合同、付款凭证、物流单据、发票查验记录等）准备好，别让税务局“反复要”。沟通的时候，要把事情的经过、原因、补救措施说清楚，别找借口，也别推卸责任——比如可以说“我们因为对发票管理流程不熟悉，才用了失控发票，我们已经采取了补救措施（主动补税、调整账务），以后一定会加强管理”，这样税务局会觉得企业“有诚意”，可能会从轻处罚。 我之前帮客户和税务局沟通过一个案例，客户因为用了失控发票被要求转出10万元进项税，客户一开始很抵触，觉得“我们也是受害者”，后来我们帮客户准备了“善意取得”的证明材料，并说明了客户已经采取的补救措施，税务局核实后，同意只转出进项税，没有罚款——这就是“诚恳沟通”的作用。 ### 和开票方沟通：保留证据，及时追责 如果企业发现失控发票是开票方的问题（比如开票方走逃、失联），和开票方沟通***>时，要保留好沟通记录（比如微信聊天记录、通话录音、邮件），并要求开票方承担相应的责任（比如重新开具发票、退还货款）。如果开票方失联了，可以通过法律途径（比如起诉）追责。 我之前遇到一个客户，收到失控发票后，开票方已经失联了，客户就起诉了开票方，法院判决开票方退还货款并赔偿损失——虽然钱没马上要回来，但至少客户的权益得到了保障。所以和开票方沟通时，一定要“留痕”，万一以后有争议，这些记录就是证据。 ### 和客户沟通：解释清楚，调整业务 如果企业因为失控发票，给客户带来了影响（比如无法开具销项发票，或者需要调整账务），和客户沟通***>时，要“解释清楚”情况，争取客户的理解。比如可以告诉客户“我们收到了一张失控发票，已经采取了补救措施，不会影响您的业务”，或者“我们需要调整一下账务，麻烦您配合提供一下相关的资料”。 我之前帮客户和客户沟通过一个案例，客户因为失控发票，无法给下游客户开具销项发票，下游客户很生气，后来我们帮客户向下游客户解释了情况，并承诺尽快调整账务，下游客户才消气——所以和客户沟通时，要“坦诚”，别隐瞒情况，否则客户会觉得“你在骗他”，影响合作关系。 ## 总结与前瞻 说了这么多，其实处理失控发票的核心就一句话：“预防为主，补救为辅”***>。预防的关键是建立完善的内控机制，让失控发票“进不来”；补救的关键是及时、主动、配合，把损失降到最低。作为会计财税人员，我们每天都要和发票打交道，一定要把“风险意识”放在第一位，别因为“麻烦”就省了查验步骤，别因为“信任”就忽略核实——税务风险面前，没有“侥幸”可言。 未来的话，随着大数据、人工智能的发展，税务局的“风险监控能力”会越来越强，失控发票的“识别速度”也会越来越快。企业要想避免失控发票的风险，必须“拥抱技术”，比如用“智能发票查验系统”自动识别风险，用“ERP系统”对接税务局的数据库，实现“实时监控”。同时，会计财税人员的角色也要转变，从“记账报税”转向“风险管控”，不仅要会做账，更要会“识别风险、预防风险、应对风险”。 ### 加喜商务财税的见解 在加喜商务财税，我们处理过上百起失控发票案例，深刻体会到“风险前置”的重要性。我们为企业提供“发票管理全流程服务”，从供应商筛选、发票查验，到账务处理、税务沟通，全程保驾护航。我们常说“最好的补救是没有补救”，通过建立完善的内控机制和智能化的管理系统，帮助企业从源头上避免失控发票的风险，让企业“安心经营，放心纳税”。未来，我们会继续深耕财税领域，用更专业的服务和更先进的技术，帮助企业应对财税风险，实现健康发展。