现金工资发放，如何进行会计核算？

说实话，在加喜商务财税待了12年，接触过上千家中小企业，我发现一个挺有意思的现象：明明移动支付、银行转账早就普及了，不少老板还是对“现金工资”情有独钟。前阵子帮一家餐饮企业做账，老板每月揣着几万现金挨个发工资，理由很简单——“员工没银行卡，发现金踏实”。结果呢？月底对账时，工资表和现金流水对不上，3个员工领了钱没签字，还有个离职员工的工资被重复发放，老板急得直跺脚。这事儿让我想起刚入行时带我的老会计常说的话：“工资核算看着简单，一笔‘应付职工薪酬’背后，藏着会计的细心、税法的红线，还有企业管理的门道。”

现金工资发放，顾名思义就是企业以实物现金形式支付给员工的劳动报酬。听起来好像比银行转账“麻烦”，但在某些行业——比如建筑工地的临时工、餐饮服务员、个体户的帮工——现金工资仍是主流。不过，麻烦归麻烦，会计核算可不能含糊。它不仅关系到企业成本核算的准确性，更直接影响个税申报、社保缴纳的合规性。一旦处理不好，轻则被税务部门补税罚款，重则可能引发劳资纠纷，甚至涉及法律风险。所以，今天我就结合这20年的会计实战经验，从7个关键方面跟大家好好聊聊：现金工资到底该怎么核算才能既合规又高效。

现金工资的界定范围

说到现金工资，很多人第一反应就是“老板用现金发的钱”。但会计核算里，“现金工资”的定义可比这精准多了。根据《企业会计准则第9号——职工薪酬》，工资总额是指企业在一定时期内直接支付给本企业全部职工的劳动报酬总额，不管是现金还是银行转账，只要属于“职工薪酬”的范畴，都得纳入核算。具体到现金工资，核心特征就两个：一是支付形式必须是实物现金（包括企业库存现金和备用金），二是支付对象必须是与企业存在劳动关系的员工——注意，这里的“员工”既包括全职、合同工，也包括临时工、季节工，甚至实习生（如果支付了报酬的话）。

那哪些钱算现金工资，哪些不算呢？这得拆开看。首先，工资性报酬肯定算：比如基本工资、岗位工资、技能工资，还有各种津贴（餐补、交通补、高温补贴）、补贴（住房补贴、通讯补贴），甚至加班费、奖金（月度奖、季度奖），只要是以现金形式发，都得算进工资总额。但有些“类工资”性质的钱，会计上要特别注意区分：比如差旅费报销，虽然是给员工的钱，但属于“费用报销”，不是劳动报酬，不能算工资；再比如企业发的过节费、生日礼金，如果明确是“福利费”且单独核算，也不计入工资总额，但税务处理上可能需要合并计个税——这点后面税务部分细说。

举个真实的案例。去年我给一家物流公司做审计，他们给货车司机发“出车补助”，每月按趟数给现金，会计直接记入了“管理费用-差旅费”。后来查账时发现，这份补助其实是司机劳动报酬的一部分，相当于计件工资，应该计入“应付职工薪酬-工资”。结果呢？企业不仅补缴了3个月的企业所得税（工资薪金全额税前扣除，差旅费有扣除限额），还因为少代扣了个税被罚款。所以啊，界定现金工资的范围，关键看“是不是劳动报酬”和“支付形式是不是现金”，这两点拎清楚了，后续核算才能少走弯路。

发放流程的会计分录

现金工资的会计分录，说难不难，说简单不简单，关键是要分清楚“计提”和“发放”两个环节，还有“代扣代缴”的税务处理。很多新手会计容易犯的错误，就是把计提和发放混在一起做分录，或者漏掉代扣的个税、社保。其实只要记住“先计提，后发放，代扣的要分离”这个原则，就能把分录做得明明白白。

先说“计提”环节。计提就是企业在月底（或工资发放周期末），根据考勤、绩效考核等数据，计算出当期应该发给员工的工资总额，这时候虽然还没发钱，但企业已经产生了“应付”的义务。会计分录很简单：借记相关的成本费用科目，贷记“应付职工薪酬-工资”。这里要注意成本费用的归集——生产车间的工人工资记“生产成本”，车间管理人员工资记“制造费用”，行政人员工资记“管理费用”，销售人员的工资记“销售费用”，研发人员的工资记“研发费用”。比如某制造企业本月生产工人工资5万（现金），车间主任工资1万（现金），行政人员工资2万（现金），计提时分录就是：借：生产成本 50000，制造费用 10000，管理费用 20000；贷：应付职工薪酬-工资 80000。

然后是“发放”环节。发放现金工资时，企业实际支付的金额往往不等于计提的工资总额，因为要代扣代缴员工的个人所得税和个人承担的社保公积金。这时候分录要分两步：第一步，冲减“应付职工薪酬”，同时减少库存现金（或备用金）和增加“其他应收款”（代扣的个税、社保）或“应交税费”（代扣的个税）。比如上面那个例子，假设代扣个税3000元，代扣社保个人部分2000元，实发工资75000元，发放时分录就是：借：应付职工薪酬-工资 80000；贷：库存现金 75000，其他应收款-代扣个税 3000，其他应收款-代扣社保 2000。第二步，如果代扣了个税，还需要把个税款交给税务局，这时候分录是：借：应交税费-应交个人所得税 3000；贷：银行存款 3000。社保同理，交给社保局时借：其他应收款-代扣社保 2000，贷：银行存款 2000——这里要注意，代扣的社保最终是要从员工工资里扣回再交给社保局的，所以“其他应收款”科目的余额在员工实际承担的部分，企业承担的部分直接在计提时记入“应付职工薪酬-社保”。

可能有人会问：“为什么计提时不直接扣除代扣的个税社保？”这就涉及到权责发生制了。计提时，企业确认的是“应付给员工的全部工资”，包括员工自己承担的部分；发放时，企业只是代收代缴，这部分钱本质上不属于企业，所以要通过“其他应收款”过渡。我见过有会计图省事，计提时分录直接按实发金额做，借：管理费用 18000，贷：应付职工薪酬-工资 18000，发放时借：应付职工薪酬-工资 18000，贷：库存现金 18000。结果呢？个税没代扣，社保没计提，年底汇算清缴时，工资总额少了4000元（代扣的个税社保），成本费用也少了4000元，直接导致企业多缴企业所得税，还因为个税申报问题被约谈。所以啊，分录的“套路”不能省，每一步都要有依据，才能经得起检查。

原始凭证的管理

做会计的都知道，“有账必有证，有证才可查”。现金工资核算的原始凭证，就像是工资发放的“身份证”，凭证不全、不规范，账务处理就等于“空中楼阁”。尤其是现金工资，因为没有银行流水作为第三方证据，原始凭证的管理就更要严格。我常说：“现金工资的凭证链，从工资表到领款条，每一步都要能追溯到具体的人，每张单子都要有签字、有日期、有金额，缺一不可。”

最核心的原始凭证是《现金工资发放表》。这张表可不是简单列个名字和金额就行，必须包含以下要素：员工姓名、身份证号、银行卡号（即使发现金，也要留卡号方便核对）、基本工资、各项津贴补贴、加班费、应发工资、代扣个税、代扣社保、实发工资、领款人签字、领取日期。这里有个细节很多人会忽略：身份证号和银行卡号。身份证号是为了和个税申报系统里的员工信息匹配，避免“张冠李戴”；银行卡号即使不用转账，也要留，万一员工对工资有疑问，可以通过银行流水核对实发金额。之前帮一家服装厂做账，他们工资表没留身份证号，结果有两个同名同姓的员工，个税申报时搞混了，其中一个员工的个税交错了，最后还得重新申报，麻烦得很。

除了工资表，领款收据（或签字确认单）是另一张关键凭证。现金工资是“一手交钱一手交签”，员工领款时必须亲笔签字，不能代签（除非有授权委托书，且要注明代签人和被代签人关系）。有些企业图省事，让员工在工资表上集体签字，或者只让班组长签字汇总，这是大忌！万一发生纠纷，比如员工说没领到钱，企业拿不出个人签字的领款条，口说无凭，很容易吃官司。我之前遇到过一家建筑公司，工地上的农民工流动性大，老板让包工头统一领钱再发，结果包工头卷款跑了，10多个工人拿着工资表找公司，公司因为没有农民工的个人签字，最后不得不重新支付工资，损失惨重。所以，领款条必须“一人一签”，最好还要按手印，拍照或扫描留存电子档，纸质档装订成册。

还有两类辅助凭证也不能少：一是考勤记录和绩效考核表，这是计算工资的依据，比如加班费需要加班条，缺勤扣款需要请假单，绩效奖金需要考核结果；个税申报表和社保缴纳凭证，这是代扣代缴的证明，要和工资表一起归档。根据会计档案管理办法，工资核算的原始凭证至少要保存15年，所以最好用档案袋或文件夹分类存放，标注“2024年X月现金工资凭证”，电子档备份到云端或移动硬盘，防止丢失。对了，现在有些企业用Excel做工资表，虽然方便，但要注意设置公式校验，比如“应发工资=基本工资+津贴+加班费-缺勤扣款”，避免手工计算错误，凭证上最好有制单、审核、批准三个人的签字，形成内控牵制。

税务处理的合规要点

现金工资的税务处理，绝对是会计核算里的“重头戏”，也是税务稽查的重点领域。很多企业觉得“现金发工资，税务局查不到”，这种想法太天真了！现在税务部门有“金税四期”，银行、社保、公积金数据联网，你发多少现金工资，员工个税申报了多少，社保基数按多少交的，一对比就能发现问题。所以，现金工资的税务合规，核心就两个原则：一是“全员全额”申报个税，二是“工资薪金”据实扣除企业所得税。

先说个人所得税。现金工资和银行转账工资，在个税处理上没区别，都必须按照“工资、薪金所得”项目，适用3%-45%的超额累进税率代扣代缴。这里的关键是“全额申报”——不管员工工资多少，哪怕只有1500元，也必须申报，不能因为金额小或现金发放就漏报。有个常见的误区：企业把部分工资拆成“福利费”或“费用报销”发，想少交个税。比如某公司给员工每月发3000元工资，另外2000元以“办公用品费”名义报销，结果呢？员工实际拿到5000元，但个税只按3000元交，税务稽查时发现“办公用品费”没有实际采购发票和出入库记录，认定企业少代扣了个税，不仅补税，还处以0.5倍-3倍的罚款。所以啊，现金工资的个税，必须一分不差地按“工资薪金”申报，别耍小聪明。

再说说企业所得税。企业发生的现金工资，只要符合“合理性”和“真实性”原则，就可以在税前全额扣除。什么是“合理性”？一是工资标准要符合行业水平和企业实际，比如一个普通文员每月发2万现金工资，明显高于当地同行业水平，税务部门可能会核定调整；二是要有完备的工资核算凭证，前面说的工资表、领款条、考勤记录都得齐全，不然税前扣除会有风险。什么是“真实性”？就是员工确实为企业提供了劳动，企业确实支付了工资，不能虚列工资套取企业所得税。我见过一家贸易公司，为了少缴企业所得税，找亲戚朋友虚列了5个“员工”，每月发“工资”并做账，结果被税务部门通过社保数据（这5个人根本没有在该公司缴纳社保）和银行流水（资金很快又转回老板账户）发现，不仅补缴了25%的企业所得税，还因为偷税被处罚款，得不偿失。

还有两个细节要注意：一是社保公积金的代扣代缴。现金工资同样要代扣员工个人承担的社保和公积金，和个税一起申报缴纳，不能因为“现金发工资”就不交或少交社保，否则会被认定为“社保违法行为”，面临补缴滞纳金和罚款；二是年终奖、一次性补偿金的税务处理。比如员工离职时，企业发放的现金补偿金，在当地上年职工平均工资3倍以内的部分，免征个税，超过部分并入综合所得计税，会计核算时要单独做“应付职工薪酬-辞退福利”，不能和普通工资混在一起。总之，现金工资的税务合规，核心就是“如实申报、据实扣除”，凭证要留足，数据要对得上，才能平平安安。

特殊情形的核算

现金工资核算这事儿，除了常规的月薪、计件工资，总有些“特殊情形”让人头疼。比如离职员工的补偿金、停工留薪期的工资、实习生和临时工的报酬，这些该怎么处理？别小看这些“例外”，处理不好，会计分录会出错，税务风险也跟着来了。根据我这20年的经验，特殊情形的核算，关键是要分清“性质”——是工资还是福利？是经常性还是一次性？然后选择对应的会计科目和税务处理方式。

最常见的特殊情形是“离职经济补偿金”。员工离职时，企业支付的现金补偿金，会计上属于“辞退福利”，不是“工资总额”。根据企业会计准则，辞退福利在“确认解除劳动关系”时一次性确认，分录是：借：管理费用-辞退福利（生产工人辞退记“生产成本”），贷：应付职工薪酬-辞退福利；发放现金时借：应付职工薪酬-辞退福利，贷：库存现金。税务处理上，补偿金在当地上年职工平均工资3倍以内的部分，免征个人所得税，超过部分并入综合所得计税。比如某员工离职时获得10万补偿金，当地上年平均工资5万，3倍是15万，10万没超过，所以免个税；如果是20万，超过的5万就要按“综合所得”计税。这里有个坑：很多会计把辞退福利和“工资”混在一起，导致个税多交或少交，一定要单独核算。

另一个常见的是“停工留薪期工资”。员工因工伤或非企业原因停工，企业支付的工资，会计上属于“短期带薪缺勤”，属于职工薪酬的一部分，和正常工资一样计入“应付职工薪酬-工资”，但税务处理上，这部分工资是否属于“合理工资薪金”需要根据实际情况判断。比如员工因疫情停工，企业按当地最低工资标准支付现金工资，这部分工资可以全额税前扣除；如果是员工因个人原因（如旷工）停工，企业支付的“待岗工资”，可能不被认定为合理工资薪金，税前扣除会有风险。我之前给一家制造业企业做账，有个员工操作机器受伤，停工留薪期6个月，企业每月按原工资发放现金，会计直接记入了“管理费用”，后来审计时指出，应该通过“应付职工薪酬-工资”核算，同时计提“应付职工薪酬-职工福利”（工伤相关），这样才能准确反映人工成本。

还有“实习生和临时工的现金报酬”。实习生如果与企业没有劳动关系，支付的报酬属于“劳务报酬”，不是工资，会计上计入“管理费用-劳务费”，税务处理按“劳务报酬所得”代扣个税（预扣率20%-40%）；如果实习生签订了实习协议，属于“非全日制用工”，则按“工资薪金”处理。临时工同理，如果是临时性、一次性的劳务，走“劳务费”；如果是长期雇佣，比如保安、保洁，按“工资薪金”处理。这里的关键是“劳动关系”——有没有劳动合同，有没有缴纳社保，有没有接受企业管理。之前有个案例，某企业请临时工搬运货物，每天现金支付200元，会计直接记“销售费用-工资”，结果税务稽查时认为，临时工没有劳动合同，不属于企业员工，应该走“劳务费”，并补代扣了劳务报酬个税，企业还被罚款了。所以啊，特殊情形的核算，一定要先判断“报酬性质”，再选会计科目和税务处理，不能想当然。

内控风险防范

现金工资发放，除了会计核算和税务合规，内控风险防范也是重中之重。现金本身就是“高风险资产”，更何况是成千上万的工资款？我见过太多因为内控缺失导致的问题：出纳挪用工资款、员工冒领工资、账实不符……这些问题轻则造成企业资金损失，重则让会计背锅。所以，现金工资的内控，核心就是“管住钱、盯住人、记好账”，形成“事前审批、事中控制、事后监督”的全流程闭环。

首先是“钱账分离”，这是现金内控的基本原则。负责现金发放的出纳，不能同时负责工资核算、原始凭证审核和会计记账。比如计提工资由会计做，发放现金由出纳操作，工资表审核由财务经理负责，这样相互牵制，出纳想挪用也没机会。我之前帮一家零售企业做内控优化，他们之前是会计兼出纳，每月现金工资由会计从公司保险柜取出发给员工，结果有一次会计挪用了2万工资款，直到月底对账才发现。后来我们调整了流程：会计做工资表→财务经理审核→出纳从银行取现→会计监督发放→出纳做现金日记账→会计总账对账，这样再也没出过问题。

其次是“发放环节的控制”。现金工资最好采用“集中发放、现场签字”的方式，避免“代领汇总”。比如每月固定一天，财务部门在会议室设置发放点，员工本人凭身份证领取并签字，不能代领的必须提供书面授权委托书。如果员工因故不能领取，要及时登记“未领工资明细”，查明原因——是员工离职了？还是暂时不需要？未领现金要存入银行“其他应付款-未发工资”科目，不能长期放在保险柜。我之前遇到一个情况，某员工离职后没来领工资，出纳把现金放在抽屉里忘了，过了3个月员工找来，企业不仅要把钱补上，还要支付逾期利息，最后出纳被扣了绩效。所以啊，未领工资一定要及时处理，每月底都要核对“未发工资清单”，确保“钱不落地、账实相符”。

最后是“定期对账和审计”。现金日记账要每日盘点，现金余额必须与账面一致，做到“日清月结”；银行存款日记账和现金日记账要定期核对，确保“账账相符”；每月工资发放后，会计要和出纳一起核对工资表、领款条和现金流水，编制“工资发放汇总表”，由财务经理签字确认。每年至少要请第三方审计机构对现金工资核算进行专项审计，重点检查“是否存在虚列工资”“是否代扣代缴个税社保”“原始凭证是否齐全”等。我见过有企业为了省审计费，几年不做现金工资审计，结果出纳连续两年挪用工资款，直到员工举报才发现，损失高达几十万。所以啊，内控防范不能怕麻烦，定期“体检”才能及时发现问题，避免“小病拖成大病”。

电子化趋势下的调整

现在都2024年了，移动支付、电子发票早就成了主流，但现金工资发放在某些行业还是“刚需”。不过，即便坚持用现金，电子化工具也能帮我们大大提高核算效率和准确性。我常说：“会计不能固守‘手工账’的老一套，现金工资核算也要拥抱电子化，该用Excel就用Excel，该用软件就用软件，把重复性劳动交给工具，咱们会计才能腾出时间做分析、做管理。”

最基础的电子化工具是Excel。别小看Excel，用好了能解决很多手工账的痛点。比如用Excel做工资表，可以设置公式自动计算“应发工资=基本工资+津贴+加班费-缺勤扣款”“实发工资=应发工资-个税-社保”，减少手工计算错误；用数据透视表可以快速统计各部门、各岗位的工资总额，方便成本核算；用VLOOKUP函数可以关联员工考勤表、绩效表，自动抓取数据，提高效率。我之前给一家小型餐饮企业做Excel模板，把工资表、考勤表、社保个税计算表整合在一个文件里，老板输入基本数据和考勤，工资表自动生成，每月核算时间从3天缩短到3小时，老板直呼“太香了”。

更进一步的是工资管理软件。现在市面上有很多专业的工资核算软件，比如用友、金蝶的工资模块，还有一些SaaS平台（如“薪人薪事”“易人事”），这些软件不仅能自动计算工资、生成凭证，还能对接人事系统（自动导入员工基本信息、考勤数据）、对接税务系统（一键申报个税）、对接银行系统（支持现金发放申请和银行流水导出）。比如某建筑企业用了工资管理软件后，工地上的临时工考勤用手机APP打卡，数据实时同步到系统，工资自动计算，生成现金发放申请单，出纳凭申请单去银行取现，发放后员工在APP上签字确认，整个过程无纸化，不仅效率高，还杜绝了“冒领”“漏签”的问题。虽然这类软件需要一定的订阅费用，但对于工资发放频繁、员工人数较多的企业来说，绝对是“省时省力省风险”的投资。

电子化趋势下，会计的角色也在转变。以前现金工资核算，会计大部分时间都在“算数、贴票、对账”，现在有了电子化工具，会计可以把更多精力放在“数据分析和风险预警”上。比如通过软件分析工资结构，发现某个部门工资占比突然升高，是不是有人工成本超支的风险？通过对比现金工资和社保基数，发现两者差距过大，是不是存在“少缴社保”的风险？这些都是电子化带来的价值。当然，电子化不是“全盘自动化”，会计还是要审核软件生成的数据，比如公式设置是否正确、原始数据是否准确，毕竟“工具再好，也得人用对”。所以啊，现金工资核算的电子化，不是让会计“失业”，而是让会计从“账房先生”变成“财务分析师”，这才是行业发展的趋势。

总结与展望

聊了这么多现金工资核算的内容，其实核心就一句话：**合规是底线，效率是目标，内控是保障**。从现金工资的界定范围到会计分录，从原始凭证管理到税务处理，从特殊情形核算到内控风险防范，再到电子化趋势的调整，每一个环节都关系到企业财务的准确性和合规性。作为会计，我们既要“低头算账”，确保每一笔分录、每一张凭证都经得起推敲；也要“抬头看路”，关注行业政策变化和电子化趋势，不断提升自己的专业能力。

说实话，现金工资核算这事儿，没有一劳永逸的“标准答案”，不同行业、不同规模的企业，适用的方法可能不一样。但万变不离其宗，只要抓住“真实、准确、合规”这三个关键词，就能把现金工资核算做好。未来，随着金税四期的全面推行和数字技术的发展，现金工资核算会越来越规范，电子化、智能化会成为主流。但不管怎么变，会计的“细心”和“责任心”永远不会过时——毕竟，账本上的数字，背后是企业的资金安全，是员工的劳动权益，也是我们会计人的职业尊严。

最后给各位同行一个小建议：平时多积累原始凭证管理的经验，多关注税务政策的变化，多学习电子化工具的使用。遇到拿不准的问题，别怕麻烦，多和同事、前辈交流，或者咨询专业的财税机构。毕竟，会计工作就像“戴着镣铐跳舞”，既要遵守规则，又要跳出精彩。希望今天的分享能帮到大家，让现金工资核算不再成为“头疼事”！

作为深耕财税领域12年的加喜商务财税团队，我们认为现金工资核算的核心在于“流程标准化”与“风险可控化”。我们曾为一家制造业企业定制现金工资核算流程，从工资表模板设计、原始凭证归档到内控审批节点，帮助企业将核算时间缩短40%，并顺利通过税务稽查。未来，我们将持续探索“电子化现金管理”方案，通过区块链技术实现工资发放全流程可追溯，为中小企业提供更合规、高效的工资核算支持，让每一笔工资发放都“清清楚楚、明明白白”。