最近给一位做餐饮连锁的老板做公司注册咨询，他坐在会议室里，手里捏着营业执照申请表，突然抬头问我：“李经理，我这表里要填‘组织机构设置’，我是不是得写个‘采购专员’？工商局会不会因为这个不给我批？”我当时就笑了，这问题我听了12年，从2012年入行到现在，几乎每个月都有创业者问：“公司注册时，必须得设采购专员吗？”说实话，这事儿真没那么简单——就像咱们买房子，得先看自己有多少钱、多少人住，才能决定要不要请个保姆，采购专员这“岗位”，也得看公司“家底”和“活儿”来定。
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很多创业者一注册公司，就想着“大而全”，觉得大公司有采购部，自己小公司也得有个采购专员，显得“正规”。结果呢？招了个专员，每天让他买点办公用品、对接几个供应商，工资发着，事儿没多少，纯属“养闲人”。反过来，也有老板图省事，连行政、财务、采购全让一个兼职兼着，结果公司规模一扩大，采购流程乱成一锅粥——供应商报价满天飞，采购成本降不下来，甚至买到假货，损失比工资高多了。所以啊，“公司注册必须设立采购专员吗？”这问题，表面是“设岗”，实际是“怎么让公司花钱花得值、管得顺”的战略问题。
今天我就以加喜商务财税12年帮企业注册、办税的经验，结合上百个真实案例，从法律、规模、业务模式、成本、行业、替代方案这6个方面，掰开揉碎了给大家说说：到底啥时候必须设采购专员，啥时候可以“省”了这个岗。看完你就明白了，这事儿没有“一刀切”，只有“看情况”。
法律无硬性规定
先说最直接的：**《公司法》里压根没提“采购专员”这四个字**。咱们翻翻《中华人民共和国公司法》第十二条，公司设立登记要提交“公司章程”；第三十七条股东会职权里，有“审议批准公司的年度财务预算方案、决算方案”，但没说“必须设采购专员”；第四十六条董事会对股东会负责，列举了十项职权，从“决定公司内部管理机构的设置”到“制定公司的基本管理制度”，也没把“采购专员”列为必设岗位。说白了，工商局注册公司时，你填“组织机构设置”这一栏，写“设采购专员”可以，不写也行，甚至写“由财务兼任采购”，只要公司章程里明确职责分工，工商局照批不误——法律只管你“有没有规矩”，不管你“有没有专人”。
那有没有可能，**其他法律法规会“间接”要求设采购专员呢？** 确实有，但非常少见，而且针对的是特殊行业。比如《食品安全法》第三十三条规定，食品经营企业应当“建立食品采购查验记录制度”，记录采购的食品名称、规格、数量、生产日期等信息。但注意，这里说的是“制度”和“记录”，不是“岗位”。你可以让老板自己记，让行政兼着记，甚至让财务兼着记，只要有人干这事儿就行。再比如《药品管理法》，要求药品经营企业“建立药品采购、验收、检查、储存、养护等制度”，同样强调“制度”而非“岗位”。所以，除非你做的是食品、药品等强监管行业，需要“专人”负责采购记录和资质审核（但这人可以是“质量负责人”兼，不一定是“采购专员”），否则法律层面，采购专员根本不是“必选项”。
可能有创业者会问：“那《公司登记管理条例》呢？里面有没有要求？”我特意查了最新版的《公司登记管理条例》，第二章“设立登记”里，要求提交的材料包括公司章程、法定代表人任职文件、名称预先核准通知书等等，但“组织机构设置方案”只是“参考”，工商局的审核人员只会看你的“岗位设置符不符合公司章程”，不会看“有没有采购专员”。记得2019年有个做跨境电商的客户，注册的是贸易公司，公司章程里写“采购由总经理助理兼任”，工商局一点意见没有，照发了营业执照。所以说，**法律层面，采购专员不是“法定必设岗位”，而是“企业自主决定”的岗位**——别被“正规”两个字忽悠了，法律只认“合规”，不认“全岗”。
规模决定需求
虽然法律不强制，但**公司规模的大小，直接决定了你对“采购专员”的需求程度**。咱们把公司按规模分成三类：微型企业（员工20人以下，年营收500万以下）、小型企业（员工20-500人，年营收500万-4亿）、中型及以上企业（员工500人以上，年营收4亿以上），你会发现，采购专员的“必要性”和公司规模基本成正比——但也不是绝对的，后面细说。
先说**微型企业**，比如咱们常见的初创工作室、夫妻店、社区便利店，这类公司通常“麻雀虽小，五脏俱全”，但活儿少、人手紧。我2015年服务过一家做手工烘焙的工作室，注册时就3个人：老板+1个烘焙师傅+1个客服。采购什么？面粉、黄油、糖这些原料，都是老板每周去批发市场买；包装盒、外卖袋，客服下单时顺带买；就连打印合同、买A4纸，都是老板自己跑。你说设个“采购专员”？工资最低也得5000块/月，工作室一个月利润才2万，请个专员直接“吃掉”四分之一，纯属浪费。所以，**微型企业的采购，通常由“老板+行政/财务”兼任，完全没必要设专职采购专员**——核心是“灵活”，不是“专业”。
再说说**小型企业**，这类公司通常过了“生存期”，开始进入“发展期”，业务量上来了，采购也变得复杂了。比如我2020年服务的一家小型服装贸易公司，注册时10个人，后来发展到50人，业务从线上卖T恤，扩展到做线下加盟店。这时候采购就分两类了：一类是“常规采购”，比如办公用品、快递费、员工福利，这些行政兼着没问题；另一类是“核心采购”，比如面料、辅料、成衣供应商对接，这就有讲究了——老板自己管？他天天忙着跑渠道、谈加盟，哪有时间跟面料厂磨价格？让行政兼着？行政不懂面料成分、不懂交期，万一买到次品，加盟店投诉，损失比工资高多了。所以这家公司在第二年就招了个采购专员，专门负责面料和成衣采购，结果当年采购成本降了12%，次品率从5%降到1.5%。所以说，**小型企业一旦业务量增大、采购品类变复杂，“老板兼采购”就会变成“瓶颈”，这时候设个采购专员，性价比就出来了**。
最后是**中型及以上企业**，这类公司通常“部门化”管理，采购早就是“专业活儿”了。比如我今年服务的一家中型机械制造厂，员工800人，年营收3个亿。它的采购部门分了3个组：原材料采购组（负责钢材、零部件）、设备采购组（负责生产机器）、行政采购组（负责办公用品）。每个组都有专人，甚至有“采购经理”统筹。为啥？因为采购金额太大了——原材料年采购额1.2个亿，设备年采购额2000万，哪怕只降1%，就是142万，足够养活整个采购部门了。而且这类企业采购流程复杂，要招标、要审核供应商资质、要签合同、要跟踪交期、要处理售后，没有专人根本管不过来。所以，**中型及以上企业，采购专员不是“要不要设”的问题，而是“必须设、且要设够”的问题**——这不是“浪费”，这是“赚钱”。
业务模式差异
除了规模，**公司的业务模式，对“采购专员”的需求影响更大**。同样是100人的公司，做生产的和做服务的，对采购专员的依赖度可能差十万八千里。咱们常见的业务模式无非四种：生产型、贸易型、服务型、平台型，不同模式下，“采购”的核心职能完全不同，自然决定了要不要设专员。
先说**生产型公司**，比如食品厂、服装厂、机械厂，这类公司的“命根子”就是“原材料采购”。我2017年服务过一家小型食品厂，做罐头，主要原料是水果、糖、罐头瓶。刚开始老板自己采购，结果因为不懂水果行情，夏天水果贵的时候大量进货，冬天便宜的时候却没货，导致成本忽高忽低，利润率从15%掉到8%。后来招了个采购专员，这个专员是做水果批发生意出身的，懂行情、会谈判，不仅跟果农签了长期合同锁定了价格，还建立了水果库存预警机制，老板再也不用操心采购了，食品厂利润率慢慢回升到12%。为啥？因为**生产型公司的采购，不是“买东西”，而是“供应链管理”——要懂原料质量、要懂市场行情、要懂库存控制，没有专人根本玩不转**。所以，生产型公司（无论大小），只要涉及原材料采购，强烈建议设采购专员。
再说说**贸易型公司**，比如卖服装、卖家电、卖日用品，这类公司不生产，但“买货卖货”是核心。贸易型公司的采购，核心是“找供应商、谈价格、控交期”。我2022年服务过一家小型家电贸易公司，做线上卖小家电，刚开始老板自己找供应商，结果找了3个，价格都比同行高15%，因为老板不懂“渠道层级”——供应商给他的“一级代理价”，其实同行能拿到“二级代理价”。后来招了个采购专员，这个专员之前在家电批发市场做了5年，认识一堆二级代理商，不仅价格谈下来了，还能拿到“账期”（30天付款），公司现金流立马宽松了。所以说，**贸易型公司的采购，核心是“渠道资源”和“谈判能力”，如果老板自己没这个资源，或者业务量大了顾不过来，设个采购专员非常必要**——毕竟“买贵了，卖再多也赚不到钱”。
然后是**服务型公司**，比如广告公司、咨询公司、设计工作室，这类公司“卖服务”，几乎没有“实物采购”（最多就是办公用品、差旅费）。我2016年服务过一家小型广告公司，10个人，核心业务是做品牌设计。它的采购只有两类：一是设计用的软件（比如PS、AI），订阅制，年费5000块；二是打印物料（比如画册、展板），每月2000块左右。这些活儿，让行政兼着就行——行政下单买软件，对接打印店，一个月花不了多少时间。你说设个采购专员？工资5000块，每天就负责买软件、对接打印店，纯属“大材小用”。所以，**服务型公司的采购，通常是“低频、低值、简单”，完全没必要设专职采购专员，行政或财务兼任即可**——把省下来的工资，多招个设计师，不香吗？
最后是**平台型公司**，比如电商平台、信息服务平台，这类公司“连接供需”，自己不生产、不卖货，但可能需要采购“平台运营所需的服务”（比如服务器、带宽、推广服务）。比如我2018年服务过一家小型信息服务平台，做本地生活服务，需要采购服务器（阿里云）、推广服务（抖音广告）、客服外包服务。这些采购，要么是标准化产品（服务器），要么是长期服务（推广、客服），让老板自己管？他不懂技术参数，不懂推广效果评估，很容易被“坑”。所以这家公司招了个“运营采购专员”，专门负责平台相关的服务采购，结果不仅服务器成本降了20%，推广ROI（投入产出比）从1:3提升到1:4。所以说，**平台型公司的采购，虽然不涉及实物，但“服务采购”的专业性很强，如果采购金额大、品类复杂，也需要专人负责**——别以为“服务采购”简单，里面的“坑”可多了。
成本效益权衡
聊了这么多，可能创业者会问：“那到底啥时候设采购专员‘划算’？啥时候‘不划算’？”这就要说到**成本效益权衡**了——简单说，就是“设采购专员的成本”和“设了之后能省的钱/赚的钱”，哪个更大？咱们用数据说话，算两笔账。
先算**“设采购专员的成本”**。咱们以二线城市为例，一个有1-2年经验的采购专员，月薪大概在6000-8000元（含社保公积金），咱们取中间值7000元/月，一年就是84000元。除了工资，还有“隐性成本”：比如培训成本（新人入职要熟悉公司业务、采购流程，至少1个月时间，相当于少干1个月活儿）、管理成本（老板要花时间带他、考核他，这部分时间也是成本）、办公成本（电脑、工位、办公用品）。所以，**一个采购专员的“总成本”，一年大概在10万元左右**——这还是小公司，大公司可能更高。
再算**“设了采购专员能省的钱/赚的钱”**。这部分叫“采购效益”，主要来自三个方面：一是“降本效益”（通过谈判降低采购价格、减少中间环节），二是“效率效益”（通过优化流程减少采购时间、避免缺货），三是“质量效益”（通过筛选供应商减少次品、退货）。咱们以小型贸易公司为例，假设年采购额是500万元（比如卖服装，进价500万/年），采购专员通过谈判，把采购成本降低了5%（行业平均降本率），就是25万元；通过优化流程，减少了20%的采购时间（以前下单要3天，现在1天），相当于员工效率提升了10%，折合5万元；通过筛选优质供应商，次品率从3%降到1%，减少退货损失10万元。所以，**总效益是25+5+10=40万元**，减去成本10万元，净赚30万元——这买卖，划算！
但如果公司规模小呢？还是以微型企业为例，年采购额只有50万元（比如做工作室，原料+办公用品+杂项共50万/年），就算采购专员能降本5%，也才2.5万元，还不够他工资的零头。这时候设采购专员，就是“亏本买卖”。所以，**“成本效益权衡”的核心，是看“年采购额”和“采购复杂度”**——如果年采购额超过200万，采购品类超过5种（比如原料、设备、办公用品、推广服务、差旅），或者采购价格波动大（比如农产品、原材料），那设采购专员大概率“划算”；如果年采购额低于100万，采购品类只有2-3种（比如办公用品、差旅），那还是“兼任”更划算。
可能有人会说：“就算采购额小，设个专员也能‘规范流程’啊！”这话没错，但**“规范流程”不等于“设专人”**。你可以用“SaaS采购系统”（比如用友、金蝶的采购模块），把采购流程线上化、标准化，让行政兼着操作，成本一年才几千块，效果比设专员还好。我2021年服务过一家小型咨询公司，年采购额80万（主要是办公用品、差旅、书籍），他们没用专员，而是买了金蝶的云采购系统，行政下单后，老板在线审批，供应商在线对账，采购流程非常规范，而且成本只有5000元/年。所以说，**“规范”不等于“专人”，“低成本规范”才是小公司的最优解**——别为了“规范”花大钱，得不偿失。
行业特性影响
除了规模、业务模式、成本效益，**行业的特性，也会直接影响“采购专员”的必要性**。有些行业，采购是“命门”，必须专人盯着；有些行业，采购是“边角料”，随便兼着就行。咱们挑几个典型行业说说，你就明白了。
先说**制造业**，尤其是重工业、精密制造业，比如汽车零部件、电子元器件、机械设备。这类行业的采购，核心是“供应链稳定性”和“质量控制”。我2019年服务过一家小型汽车零部件厂，给主机厂做配套，它的采购必须满足“零缺陷、准时交货”——因为主机厂的生产线是连续的，零部件晚到1小时，可能造成几十万损失；零部件有1个瑕疵，整个批次都要报废。刚开始老板自己管采购，结果因为不懂“供应商资质审核”（比如ISO9001认证），找了个没资质的小厂做供应商，交了一批次品，被主机厂罚了20万，差点倒闭。后来招了个采购专员，这个专员是汽车行业出身，懂“IATF16949”质量管理体系（汽车行业质量标准），会审核供应商资质、跟踪生产进度、做来料检验，再也没出过质量问题。所以说，**制造业（尤其是有严格质量要求的），采购专员不是“可选项”，而是“必选项”**——这关系到企业的“生死”，不能马虎。
再说说**零售业**，比如超市、便利店、服装店。零售业的采购，核心是“选品”和“库存周转”。我2020年服务过一家小型连锁便利店，5家店，年营收800万。它的采购分为两类：一是“常规商品”（饮料、零食、日用品），二是“促销商品”（季节性商品、临期商品）。常规商品可以找经销商统一采购，但促销商品需要“专人选品”——比如夏天要卖冰棍，得知道哪个品牌的冰棍卖得好、哪个价格带合适；临期商品要“及时清仓”，不然就过期了。刚开始让店长兼采购，结果店长为了“冲业绩”，进了大量卖不动的促销商品，过期损失5万。后来招了个“商品采购专员”，负责选品、谈判促销活动，结果促销商品周转率从30天降到20天，过期损失降到1万。所以说，**零售业的采购，核心是“市场敏感度”和“库存管理”，如果门店多了、商品品类多了，设个采购专员能显著提升效益**——毕竟“货卖堆山”，选不对货，堆再多也卖不出去。
然后是**IT行业**，比如软件开发、互联网公司。IT行业的采购，主要是“技术设备”（电脑、服务器、网络设备）和“服务采购”（云服务、外包开发、推广服务）。这类采购，核心是“技术匹配度”和“性价比”。我2022年服务过一家小型软件开发公司，20个程序员，需要采购“高性能电脑”和“云服务器”。刚开始让行政兼采购，行政不懂“CPU型号”“内存大小”，买了些“家用电脑”，程序员一跑大型项目就卡，效率低30%；云服务器也没选对“配置”，浪费了2万块。后来招了个“IT采购专员”，懂技术参数，跟供应商谈判，不仅电脑换了“工作站”（性能提升50%），云服务器成本还降了15%。所以说，**IT行业的采购，不是“买东西”，而是“买解决方案”，需要懂技术、懂行情的专人负责**——别让“外行”管“内行”，不然钱花了，效果还差。
最后说说**农业、建筑业**这类传统行业。农业的采购，主要是“种子、化肥、农药”，建筑业的采购，主要是“钢材、水泥、砂石”。这类采购，核心是“价格”和“交期”。农业受季节影响大，必须在播种前备好货；建筑受工期影响大，必须按时把材料送到工地。我2018年服务过一家小型农业合作社，种植大棚蔬菜，采购化肥时让老板自己跑，结果因为不懂“化肥价格波动”（旺季涨价、淡季降价），旺季买了高价化肥，成本增加20%。后来招了个“农业采购专员”，懂农业行情，在淡季囤货，旺季用货，成本降了15%。所以说，**传统行业的采购，虽然“技术含量”不高，但“市场敏感度”要求高，如果采购金额大、季节性强，也需要专人负责**——毕竟“农时不等人，工期不等人”，采购出了问题，损失可不小。
管理替代方案
看完以上分析，可能有创业者说：“我明白了，我的公司暂时没必要设采购专员，但采购这事儿总得有人管啊，有没有‘替代方案’？”当然有！**采购专员的核心职能是“找供应商、谈价格、管流程、控质量”，这些职能不一定非得“专人”干，可以用“替代方案”实现**。咱们挑几种常见的说说，各有优劣，大家按需选择。
最常见的是**“行政/财务兼任采购”**。这是小公司最常用的方案，行政负责“日常采购”（办公用品、差旅、福利），财务负责“供应商付款、对账”。优点是“成本低”（不用额外招人）、“效率高”（行政就在办公室，下单快）；缺点是“专业性不足”（行政不懂采购谈判、财务不懂市场行情）。我2016年服务过一家小型设计公司，5个人，行政兼采购，负责买画材、订机票，财务兼供应商对账，结果因为行政不懂“画材品牌质量”，买了些劣质颜料，设计师作品颜色失真，客户投诉。后来他们加了“行政+老板”双审核：行政下单后，老板确认品牌和质量，问题就解决了。所以说，**“行政/财务兼任采购”的核心是“老板把关”，只要老板有基本的专业知识，或者采购金额小，完全可行**——别把“兼任”当“甩手掌柜”，老板得参与关键决策。
第二种是**“采购外包”**。就是把采购职能交给第三方专业采购公司，让他们帮你找供应商、谈价格、管流程。优点是“专业”（采购公司有资源、懂谈判）、“灵活”（不用养人，按项目付费）；缺点是“成本高”（外包费通常采购额的2%-5%）、“控制弱”（采购质量、交期受第三方影响）。我2021年服务过一家小型跨境电商公司，卖家居用品，年采购额300万，老板不懂海外采购，就找了一家“采购外包公司”，外包费3%（9万/年）。外包公司确实找了一些优质供应商，价格也谈下来了，但因为时差和沟通问题，交期延迟了2次，导致客户退货损失5万。后来他们换了“部分外包”：常规采购外包，核心采购自己管，问题就解决了。所以说，**“采购外包”适合“小公司、大采购”（比如跨境电商、海外代购），但一定要选靠谱的外包公司，并且保留“核心采购”的控制权**——别为了“省心”把“命门”交出去。
第三种是**“SaaS采购系统”**。就是用线上采购软件（比如京东企业购、阿里企业采购、用友云采购），实现“线上选品、下单、审批、对账”。优点是“规范”（流程线上化，避免黑箱操作）、“高效”（实时查看订单状态，减少沟通成本）、“透明”（价格公开，避免吃回扣）；缺点是“依赖系统”（需要员工会用系统）、“灵活性差”（标准化产品好用，非标产品难处理）。我2022年服务过一家小型贸易公司，10个人，用了“京东企业购”的SaaS系统，员工直接在上下单，老板在线审批，供应商直接送货，采购流程从3天缩短到1天，而且因为价格公开，再也没出现“吃回扣”的情况。所以说，**“SaaS采购系统”是“小公司低成本规范采购”的最佳方案**，尤其适合“标准化采购”（办公用品、日用品、快递费），成本低（年费几千块），效果还好——别小看了“系统化”，它能解决小公司“采购乱”的核心问题。
最后一种是**“老板直管+兼职顾问”**。就是老板自己负责核心采购（比如供应商谈判、大额采购），再找行业内的“兼职采购顾问”（比如退休的采购经理、行业专家）提供咨询。优点是“控制强”（老板自己管，不会失控）、“专业”（顾问提供行业建议）；缺点是“老板精力有限”（如果业务多了，顾不过来）。我2019年服务过一家小型食品厂，老板自己负责“原料采购”（核心谈判），找了一个退休的食品行业采购经理做兼职顾问，每月咨询2次，提供“原料价格走势”“供应商资质审核”建议，结果原料成本降了10%，而且没买到过次品。所以说，**“老板直管+兼职顾问”适合“初创公司、核心采购”**，老板把“关键决策”抓在手里，顾问提供“专业支持”，既省钱又靠谱——别怕“麻烦”，创业初期，老板的“亲自参与”就是最大的“保障”。
总结与前瞻
聊了这么多，咱们回到最初的问题：“公司注册必须设立采购专员吗？”答案已经很清楚了：**法律不强制，但需求看情况**。具体来说，如果你的公司是“微型企业”或“服务型公司”，年采购额低于100万，采购品类简单，那“行政/财务兼任+SaaS系统”就足够了，没必要设专员；如果你的公司是“小型/中型企业”，尤其是“生产型、贸易型、制造业、零售业”，年采购额超过200万，采购复杂度高，那“设采购专员”大概率是“划算”的，能帮你降本、增效、控质量；如果你的公司是“平台型、IT行业”，采购服务多、技术要求高，那“设采购专员”或“找兼职顾问”是必要的，不然很容易“踩坑”。
其实啊，**“设不设采购专员”的本质，是“企业资源的合理配置”**——创业初期，资源有限，要把钱花在“刀刃”上（比如产品研发、市场推广）；发展中期，业务复杂了，就要“分工专业化”，让专业的人干专业的事；成熟期，就要“系统化管理”，用流程和系统代替“人治”。别盲目学大公司，也别图省事“一刀切”，适合自己的，才是最好的。
未来的话，随着“数字化采购”的发展，采购专员的职能可能会发生变化——比如AI采购助理可以自动比价、生成订单，SaaS系统可以自动分析采购数据，采购专员可能会从“执行型”转向“战略型”（比如供应链优化、供应商战略合作）。但不管怎么变，“采购的核心价值”（降本、增效、控质量）不会变，只是实现方式变了。所以创业者们，与其纠结“设不设专员”，不如先想清楚“我的采购需求是什么”“用什么方式能更好地满足需求”——毕竟，**“解决问题”比“设岗”更重要**。
加喜商务财税见解
作为加喜商务财税12年专注于企业注册与财税服务的团队，我们见过太多因盲目设岗或缺失职能导致的问题。采购专员并非“注册标配”，而是“选配”——核心是匹配企业规模、业务模式与发展阶段。我们曾协助一家小型贸易公司通过“SaaS系统+行政兼任”模式，年省采购成本8%；也为中型制造厂设计“采购专员+质量双审”机制，次品率降50%。我们的建议是：注册时无需强制设岗，但需在章程中明确采购职责；发展期再根据成本效益评估是否增设。毕竟，企业管理的本质是“资源最优配置”，而非“岗位齐全”。
