新公司成立后如何申请发票？

引言：发票——新公司的“业务通行证”

恭喜你！历经几个月的筹备，营业执照终于拿到了手，办公室也租好了，员工招聘也提上了日程。但别急着庆祝，作为新公司的“掌舵人”，你还有一件至关重要的事情要做——申请发票。很多创业者拿到营业执照后，都会一脸迷茫：“发票？怎么申请？要准备什么材料？”说实话，这问题问得一点都不多余。发票不仅是公司与客户交易的“凭证”，更是税务合规的“生命线”，没有发票，公司就没办法正常开展业务，更别提后续的报税、融资了。我从事财税行业12年，帮上千家新公司办过注册和申请发票，见过太多因为对流程不熟悉，导致开不了票、丢客户、甚至被税务局处罚的案例。比如去年有一家做科技创业的小伙子，拿到营业执照后光顾着谈业务，忘了申请发票，结果客户要签大单时，发现开不了发票，差点把单子丢了，最后还是我们加喜商务财税的人连夜帮他搞定，才没耽误事。所以，这篇文章我就以一个“老财税人”的经验，手把手教你新公司成立后如何申请发票，让你少走弯路，把更多精力放在业务上。

前期准备：打牢地基再开工

新公司申请发票，前期准备就像盖房子的“打地基”，地基牢不牢，直接决定后面顺不顺。很多创业者觉得“不就是领张发票嘛，有营业执照不就行了？”大错特错！前期准备没做好，后面跑断腿都补不回来。首先，你得把公司的“家底”理清楚：营业执照上的注册地址、经营范围、法定代表人信息，这些是不是都准确无误？我见过有公司注册时写错了一个字，结果申请发票时系统提示“信息不匹配”，硬生生耽误了一周。所以，营业执照拿到手后，一定要仔细核对每一项信息，尤其是注册地址和经营范围，这两个信息会直接影响税务登记和票种核定。如果地址有误，赶紧去市场监管局变更；如果经营范围想调整，也先别急着开业务，把变更手续办了再说。

其次，人员资料必须备齐。法定代表人、财务负责人、办税人员的身份证原件及复印件，这三个人是申请发票的“核心团队”，缺一不可。尤其是财务负责人，不一定要是专业的会计，但至少要懂点财务知识，能对接税务局。办税人员更关键，以后领票、开票、报税基本都是他来跑，所以得选个细心、靠谱的。记得有一家新公司，让行政兼办税，结果行政把税率搞错了，把13%开成了3%，客户拿到发票直接拒收，损失了10万的订单。所以，办税人员一定要提前熟悉税务知识，不行就报个税务局的免费培训，或者找我们加喜商务财税这类专业机构“带带手”。另外，如果公司不是法定代表人自己去办理，还需要准备《授权委托书》，写明委托谁办理，委托事项是什么，盖上公章，不然税务局不认。

最后，银行账户和印章不能少。公司银行账户必须已经开立并激活，因为申请发票时需要提供《开户许可证》或《基本存款账户信息》，税务局要核对账户信息，确保以后税款能正常缴纳。印章方面，公章、发票专用章是必备的，发票专用章要提前刻好，上面要刻公司全称、纳税人识别号，格式有要求，税务局大厅有样本，照着刻就行。我见过有公司刻发票章时没注意识别号少了一位，结果领回来的发票章不能用，又得重新刻，耽误了3天。所以，印章刻好后，一定要仔细核对上面的信息，和营业执照、税务登记证上的完全一致。对了，现在很多地方推行“非接触式”办理，前期准备时可以多关注当地电子税务局的功能，比如能不能线上预约、线上提交资料，如果能，就别跑大厅了，省时省力，尤其是对刚成立、事情多的新公司来说，简直是“福音”。

税务登记：拿到“税务身份证”

前期准备搞定后，就到了申请发票的“第一步”——税务登记。很多创业者以为“多证合一”后就不用办税务登记了，其实不然，“多证合一”只是把工商登记和税务登记合并了，税务登记这个程序还是必须走的，相当于给公司办一个“税务身份证”。新公司成立后，必须在领取营业执照之日起30日内，去税务机关办理税务登记，逾期未办，可能会被罚款，还影响发票领用。办理税务登记时，需要带齐营业执照副本原件及复印件、公司章程、法定代表人身份证、财务负责人身份证、办税人员身份证、经营场所证明（比如租赁合同），还有银行开户许可证。这些资料最好提前复印好，多复印几份，税务局可能要留底。

税务登记时，税务局会核定公司的“纳税人身份”，这是个大问题，直接关系到以后怎么开票、怎么报税。纳税人身份分为“一般纳税人”和“小规模纳税人”，两者区别很大：一般纳税人可以抵扣进项税，税率相对高（比如13%、9%），但会计核算要求也高；小规模纳税人税率低（比如3%，现在可能有减免），但不能抵扣进项税。怎么选？这得看公司的业务情况。如果公司预计年销售额超过500万元（现为年应税销售额超过500万元），或者客户都是一般纳税人，需要专票抵扣，那得选一般纳税人；如果初期业务小，客户主要是个人或小企业，小规模纳税人更划算。我帮过一家做软件开发的客户，一开始图省事选了小规模，结果客户都是大企业，要专票，他开不了，差点丢了一个大客户，后来我们帮他转成了一般纳税人，虽然核算麻烦了点，但业务量上去了。所以，纳税人身份一定要根据业务需求选，别光图一时省事。

现在很多地方都实现了“线上税务登记”，不用跑大厅，直接在电子税务局上传资料就行。上传后，税务局会在1-3个工作日内审核，审核通过后，你会收到一个“纳税人识别号”，这个号就像公司的“税务身份证”，以后开票、报税都离不开它。拿到纳税人识别号后，别忘了登录电子税务局，把“财务会计制度备案”做了，就是提交一下公司的财务制度，比如《会计核算办法》《发票管理制度》之类的，税务局要备案。另外，税务登记信息不是一成不变的，如果公司搬了地址、换了经营范围、换了法定代表人，都得及时去税务局变更登记，不然税务局寄送的税务文书你收不到，可能会被认定为“非正常户”，发票也停用了，到时候再想恢复，麻烦得很。我见过有公司搬新地址没去变更，结果税务局上门检查时找不到人，罚款5000元，还把法人列入了“黑名单”，影响坐高铁、飞机，得不偿失啊。

票种核定：确定“开什么票”

税务登记办完后，就到了申请发票的“核心环节”——票种核定。简单说，就是确定公司可以领用哪些类型的发票。常见的发票有增值税专用发票、增值税普通发票、电子普通发票、机动车销售统一发票等等，新公司根据业务需要申请，不是越多越好，够用就行。申请票种时，需要填写《发票票种核定表》，提供税务登记证副本、营业执照副本、公章、发票专用章，还要说明“预计月开票量”“开票内容”（比如销售货物、提供劳务）。比如一家做零售的公司，主要卖衣服给个人，那就没必要申请专用发票，申请电子普通发票就行；如果公司是卖设备给工厂，工厂需要专票抵扣，那就必须申请专用发票。

增值税专用发票和普通发票是“主力军”，区别在于专用发票可以抵扣，普通发票不能。专用发票有“三联”：发票联（给客户）、抵扣联（给客户抵扣）、记账联（自己记账），抵扣联很重要，客户拿去抵扣，开错了就麻烦了。普通发票也分纸质和电子，电子发票现在越来越火，无纸化、易保存、客户也喜欢。我们加喜商务财税一般建议新公司优先申请电子普通发票，尤其是互联网、电商行业。比如有一家做线上教育的客户，一开始申请纸质普通发票，客户反馈“邮寄太慢、容易丢”，后来帮他们切换成电子发票，客户下单后自动发送到邮箱，满意度飙升，开票效率也提高了3倍。所以，电子发票是趋势，新公司可以优先考虑。

票种核定时，税务局还会核定“最高开票限额”，就是单张发票能开的最大金额，比如10万元版、100万元版。新公司初期一般核10万元版，够用了。但如果业务量增长，比如接到一笔大订单，金额超过100万，开不了票就麻烦了。这时候可以申请提高限额，需要提供业务合同、近期开票记录等证明材料。我帮过一家做设备销售的公司，初期核10万版，后来接到80万的订单，客户要求开一张专票，结果开不了，差点把单子丢了，后来我们帮他们准备合同、银行流水，申请提高到了100万版，才顺利签单。所以，最高开票限额要根据业务需求合理申请，别太高也别太低。另外，现在全国在推“全电发票”，没有版式、没有金额限制、没有张数限制，通过电子发票服务平台开，以后可能成为主流，新公司可以关注当地政策，符合条件就申请开通，省去很多领票、存票的麻烦。

领用发票：拿到“开票武器”

票种核定通过后，终于可以“领枪”了——领用发票。领用发票有“线下”和“线上”两种方式，线下就是跑税务局大厅，线上就是在电子税务局申请邮寄或自助终端领取。现在很多地方都支持线上领用，强烈建议新公司选线上，省时省力，尤其对刚成立、人手不足的公司来说，简直是“雪中送炭”。线上领票很简单，登录电子税务局，找到“发票领用”模块，选择要领用的发票种类、数量，填写收件地址和电话，提交就行。税务局审核通过后，会把发票邮寄到你指定的地址，或者你可以去自助终端机上打印领取。记得有一次帮一家餐饮公司领票，线下排了2小时队，结果发现少领了一本，又得重新排队，后来改用线上领票，第二天就收到了，客户直夸“效率高”。

不管是线上还是线下领票，领到后一定要当场或立即“验货”——核对发票的种类、数量、发票号码是不是和《发票领用簿》上的一致，有没有缺页、错号。我见过有公司领票时没仔细看，拿回去发现少了一本，又跑了一趟税务局，浪费了一上午时间。核对无误后，要在《发票领用簿》上签字确认，线上领票也需要在电子税务局上确认收票。另外，领用发票时可能需要交“发票工本费”，但现在很多地区都免了，不用太担心。如果领的是纸质发票，拿回来后要“入册”——把发票号码、领用日期、数量等信息登记到《发票领用台账》里，这个台账要保存5年以上，税务检查时要查。台账可以用Excel做，列清楚“发票种类”“发票号码”“领用日期”“领用人”“使用日期”“作废原因”等，越详细越好。

如果当月领的发票不够用了，可以申请“增领”。增领流程和首次领用差不多，需要填写《发票领用申请表》，说明增领原因（比如业务量增大），提供近期的开票记录。线上增领直接在电子税务局提交，线下就去大厅。但要注意，增领次数和数量不能超过税务局核定的“领用总量”，不然会被拒绝。另外，如果公司有“逾期未申报”“未缴税款”等情况，税务局可能会“停供发票”，所以一定要按时报税、缴税，保持良好的纳税信用。我见过有公司因为忙忘了报税，税务局直接暂停了发票领用，结果客户要开票，开不了，公司信誉受损，后来补报了税款，才恢复了领票，但已经晚了，客户都找别家了。所以，按时报税缴税是领用发票的前提，千万别马虎。

开票实操：把“武器”用对

领到发票后，就到了“实战环节”——开票。开票前，得先“装备到位”：如果是纸质发票，需要安装税控设备（税控盘、金税盘或Ukey），税务局会免费发，但要到指定的服务单位（比如航天信息）去“初始发行”，就是把税控设备和公司信息绑定，设置密码。初始发行后，服务单位会培训你用开票软件，比如“百旺金赋开票软件”“航天信息开票软件”，一定要让办税人员认真学，最好做笔记，因为开票软件操作起来“坑”不少。我帮过一家新公司培训，他们办税人员没认真听，结果开票时把“购买方纳税人识别号”输错了，整张发票作废，浪费了一张发票，后来我们重新培训，让他们模拟操作了3遍，才掌握了技巧。

开票时，信息必须“准确无误”，尤其是“购买方信息”和“货物名称”。购买方是企业的话，要填“名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号”；是个人的话，填“名称、身份证号”就行。销售方信息是自动带出的，不用管。货物名称要和营业执照上的“经营范围”一致，不能瞎写，比如营业执照上写“销售服装”，就不能开“销售食品”的发票，税务局查到了会认定为“虚开发票”，罚款很重。金额和税额要算对，比如税率13%，金额100元，税额就是13元，价税合计113元，开票金额必须和实际业务一致，不能为了少缴税开“低开发票”，这是违法的，会被税务局“约谈”甚至处罚。我见过有公司为了省税，把100万的业务开成80万，后来税务局通过大数据比对，发现收入和开票金额不符，不仅补了税，还罚了款，法人也被列入了“失信名单”，得不偿失。

纸质发票开完后，要马上“盖章”——盖上“发票专用章”，章要清晰，不能压住发票代码和号码。如果开错了，要当场“作废”，在开票软件里点“作废发票”，选错的那张，作废后发票会自动作废，不用撕掉。但如果跨月才发现错了，就不能作废了，得开“红字发票”。红字发票流程麻烦：先在开票软件里申请《红字增值税专用发票信息表》（如果是专票）或直接开红字普通发票，然后购买方确认，最后再开正确的发票。所以，开票时一定要“慢工出细活”，仔细核对，尽量避免出错。电子发票的开票流程和纸质类似，但不用打印盖章，直接在电子发票服务平台生成，发给客户邮箱或手机，方便得很。电子发票可以重复打印，法律效力和纸质发票一样，查验也方便，上“国家税务总局全国增值税发票查验平台”一查就知道真伪。我们加喜商务财税一般建议新公司多开电子发票，尤其是线上交易、异地客户，省时省力还省钱。

后续管理：守好“合规底线”

发票开完不是结束，后续管理才是“持久战”，关系到公司的“税务生命线”。首先，要“按时申报纳税”。发票开了，产生了增值税、企业所得税等税款，必须在规定的申报期内申报缴纳，小规模纳税人一般是按季申报增值税，企业所得税也是按季预缴、按年汇算清缴。申报时，要在电子税务局填申报表，核对开票金额、进项税额等数据，确保和实际一致。我们加喜商务财税每月都会给客户发“申报提醒”，避免逾期。我见过有客户因为忙忘了申报，逾期3天，被罚了200元滞纳金，还影响了纳税信用等级，后来我们设置了“自动提醒”，再也没出过事。所以，申报日期一定要记牢，最好在申报日前3天就准备好资料。

其次，要“妥善保管发票”。纸质发票的存根联、记账联要按顺序装订成册，保存5年以上；电子发票的电子文件要备份到移动硬盘或云端，别丢了。如果收到客户的进项发票（比如采购原材料、办公用品），要及时“认证抵扣”，认证期限是自开票日起360天，逾期不能抵扣，就亏大了。我帮过一家贸易公司，他们收到一张进项票，忘了认证，过期了，损失了2万多的进项税，后来我们帮他们做了“发票风险排查”，把所有进项票都列了个表，设置了“认证提醒”，再也没出现过类似问题。另外，要定期“对账”，每月核对开票金额和申报金额是否一致，进项发票是否全部认证，避免漏报、错报。税务局现在用“金税四期”，大数据监控很严，账对不上，很容易被查。

最后，要“关注政策变化”。税收政策经常调整，比如税率调整、发票种类变化、优惠政策（小规模纳税人减免、小微企业税收优惠等），新公司要及时了解，调整开票和申报策略。比如2023年小规模纳税人月销售额10万以下免征增值税，如果你的公司符合条件，申报时要填“减免申报表”，享受优惠。另外，要“配合税务检查”，如果税务局通知要查发票，要准备好台账、存根联、申报表等资料，积极配合，别隐瞒、别拒绝。我们加喜商务财税经常帮客户应对检查，有一次税务局查一家客户的发票，客户资料乱七八糟，我们帮他们整理了3个月的资料，按日期排好，检查人员一看很规范，很快就通过了检查，还没罚款。所以，合规经营才是王道，别抱侥幸心理。

总结：发票管理，从“新手”到“高手”

好了，新公司成立后如何申请发票，整个流程咱们就捋了一遍：前期准备（核对信息、备齐资料、开通银行账户和刻章）、税务登记（办“税务身份证”、选纳税人身份）、票种核定（确定开什么票、最高限额）、领用发票（线上或线下、验货入册）、开票实操（安装设备、准确开票、及时作废或红冲）、后续管理（按时申报、妥善保管、关注政策）。看起来步骤多，但其实只要一步步来，别着急，别马虎，完全可以顺利搞定。

申请发票不是目的，通过发票实现税务合规、助力业务发展才是关键。作为新公司的创始人，你不用成为财税专家，但一定要懂这些“基础操作”，或者找个靠谱的财税代理（比如我们加喜商务财税）帮你，把专业的事交给专业的人，你专心搞业务。记住，发票是公司的“财务名片”，开票规范、管理有序，客户才会信任你，税务局才会认可你，公司才能走得更远。未来的财税管理会越来越数字化，比如全电发票的普及、智能开票系统的应用，新公司要提前拥抱变化，提升效率，降低风险。

加喜商务财税见解

作为深耕财税行业12年的从业者，我们加喜商务财税深知新公司成立初期的不易——业务要拓展，人员要招聘，资金要周转，每一分精力都弥足珍贵。因此，我们始终认为，新公司的发票申请和管理，不仅要“合规”，更要“高效”。我们通过12年的经验积累，总结出一套“新公司发票办理SOP”，从前期资料准备到后期风险排查，全程“保姆式”服务，帮客户省时、省力、省心。比如我们独创的“发票风险预警系统”，能实时监控客户的开票数据、申报数据，提前发现潜在问题（如逾期认证、漏报收入），避免客户被税务局处罚。我们相信，专业的财税服务不是“增加成本”，而是“创造价值”——让创业者把时间花在刀刃上，让公司在合规的基础上快速发展。未来，我们将继续紧跟政策变化，用数字化工具赋能新公司，成为你们创业路上的“财税合伙人”。