# 工商局，公章和合同章的保管责任是谁？ 在咱们企业日常运营的“江湖”里，公章和合同章绝对是“神兵利器”——签合同、办贷款、办工商变更，哪样离得开？但“神器”若保管不当，就可能变成“凶器”。我见过太多企业因为章丢了、被人私用了，闹得对簿公堂，甚至直接倒闭。记得2019年有个客户，初创公司，三个股东闹矛盾，其中一个偷偷拿走了公章，另两个想签融资合同都签不了，眼睁睁看着机会溜走，最后公司散伙，连打官司的钱都凑不齐。这事儿让我琢磨了许久：**公章和合同章的保管责任，到底该谁来扛？** 是工商局管，还是企业自己定？法律有没有明说？今天咱就掰扯清楚，让各位老板心里有本明白账。 ## 法律明文规定：保管责任主体是谁？ 说到公章和合同章的保管责任，首先得翻翻“红头文件”里的硬性规定。根据《中华人民共和国公司法》第十六条规定，公司章程应当对“公司印章的保管”作出明确规定。也就是说，**法律把“章怎么管”的权力交给了企业自己，但前提是得写在章程里，不能拍脑袋决定**。再看看《印章管理办法》（2019年修订），第三条明确：“印章的刻制、使用、保管、销毁应当遵守法律法规，遵循安全、规范、便捷的原则。”这里的关键词是“保管”——**没说工商局管，也没说必须由法定代表人亲自管，而是强调“规范”二字**。 那具体谁是“保管人”呢？实践中，常见的是法定代表人、授权的部门负责人（如办公室主任、行政经理），或者专门的印章保管员。比如《民法典》第一百七十二条关于“表见代理”的规定，如果公章被保管人私用，相对方有理由相信是公司行为，公司可能要担责——这说明**保管人不是随便谁都能当的，得有“授权”和“责任”双重属性**。我有个老客户，科技公司，章程里写“公章由财务总监保管”，结果财务总监离职时没交章，新来的总监说“前任没交，我不管”，导致公司无法报税，差点被罚款。后来我帮他们查了《劳动合同法》和公司章程，明确“离职必须办理印章交接”，才解决了问题。所以啊，**法律不直接指定保管人，但要求企业通过“章程+制度”把责任落到具体人头上**，这才是核心。 ## 企业内部制度：章程与流程的“双保险” 光有法律规定还不够，企业得有自己的“规矩”。章程是“根本大法”，印章管理制度是“操作手册”，两者结合才能把保管责任锁死。我见过不少小企业，章程里只写了“公司公章由法定代表人保管”，结果法定代表人常年出差，章锁在抽屉里，秘书都能随便拿用——这种“模糊规定”等于没规定，风险大得很。 章程里到底该写啥？至少得明确三点：**保管人身份、交接程序、违规责任**。比如某贸易公司的章程规定：“公司公章、合同章由行政部专人保管，实行‘双人双锁’（保险柜两把钥匙，分别由保管人和财务总监持有）；用印需填写《用印申请单》，经部门负责人、总经理签字；离职时必须办理印章交接，签署《交接清单》，否则不予办理离职手续。”这种规定就够具体，执行起来也有依据。 再说说印章管理制度。很多企业觉得“制度就是摆设”，其实不然。我2018年给一家餐饮连锁企业做咨询，他们之前用章全靠老板“一句话”，结果有个店长拿着盖了章的空白纸，伪造了一份“场地租赁合同”，骗了合作方20万。后来我帮他们制定了《用印管理流程》，明确“**用印必须‘三查三对’**：查申请单是否有审批、查合同内容是否合规、查用印记录是否完整；对文件名称、对金额条款、对签字人身份”，还搞了“用印登记台账”，每次用印都得写时间、事由、申请人、保管人签字。实施半年后，再没出过问题。 所以啊，**章程定方向，制度抓细节**，两者缺一不可。企业别怕麻烦，制度写得越细，责任越明确，风险越小。就像我们加喜商务财税常跟客户说的：“花1天时间定制度，能省100天时间打官司。” ## 风险防控要点：别让章成“烫手山芋” 保管公章和合同章，可不是“锁进保险柜”那么简单。这里面有太多“坑”，稍不注意就可能掉进去。根据我14年的经验，**风险防控的核心是“分权”和“留痕”**，简单说就是“一个人说了不算，所有事都能查到”。 首先是“分权管理”。千万别把公章、合同章、财务章全交给一个人管，尤其是出纳和保管人不能是同一人——这是《会计基础工作规范》的明确要求，也是血的教训。我2015年遇到过一个案例，某制造公司的出纳兼保管公章，她用公章盖了担保合同，帮亲戚贷款，结果公司被连带追责，损失了300多万。后来法院判决时，就认定“公司未实行印章分权管理，存在重大过错”。所以**“章、钱、账”必须分开管**，这是铁律。 其次是“用印审批流”。很多企业觉得“签个合同用个章，非要老板签字太麻烦”，但“麻烦”恰恰是安全的保障。我建议企业搞“分级审批”：一般合同部门负责人批，重大合同（比如金额超过100万）总经理批，涉及股权、抵押的必须股东会决议。记得2020年有个客户，业务员为了签单，私自用公章盖了一份“低价采购合同”，结果对方拿了货却不付款，公司才发现合同里有个隐藏条款“验收后30天付款”，但实际应该“验收后7天”。后来查用印记录，发现业务员伪造了审批单——这就是“审批流”没管好的后果。 再就是“印章交接与销毁”。员工离职、印章丢失，这些情况都得有预案。比如离职交接，必须由监交人（通常是HR或部门负责人）在场，双方签署《交接清单》，写明印章名称、数量、交接时间，甚至可以拍照留存。去年有个客户，员工离职时偷偷把合同章带走了，后来新员工用章时才发现，幸好及时报警，通过印章编码找回了章，没造成损失。至于销毁，比如公司注销，公章必须交回工商局，由他们统一销毁，不能自己扔掉——我见过有企业自己把章砸了，结果注销时工商局说“未交回公章，无法办理注销”，耽误了整整3个月。 最后是“法律意识培训”。很多员工觉得“盖个章而已，没什么大不了”，但“章”代表的是公司的意志，盖下去就要负责。我们加喜商务财税每年都会给客户做“印章风险培训”，讲“表见代理”“越权代表”这些法律概念，还举真实案例。比如有个公司的采购员，离职后还拿着以前的合同章跟供应商签合同，供应商不知道他已经离职，照样供货，结果公司被判付款——这就是“员工离职后未收回公章，导致表见代理”的典型情况。所以**培训不是“走过场”，是让每个员工都明白“章不是小事”**。 ## 常见纠纷案例：章丢了、私用了，责任谁来担？ 理论说再多，不如看案例。现实中因公章保管引发的纠纷五花八门，咱们挑几个典型的，看看责任到底怎么划分。 **案例一：公章被前任员工带走，公司要担责吗？** 2021年，我处理过一个案子：某科技公司员工张某离职时，偷偷拿走了公司公章。后来张某用公章伪造了一份“技术转让合同”，把公司名下的一项专利以50万价格“卖”给了李某。公司发现后，拒绝承认合同，李某就把公司告上法庭。法院怎么判的呢？法院认为，**公司未能提供证据证明公章丢失或被盗，且张某曾是公司员工，其持有公章的行为让李某有理由相信其有权代表公司**，最终判决公司履行合同，退还李某50万并赔偿损失。这个案例说明，**公章保管不当，即使是被员工私带，公司也可能要担责**——因为你没尽到“保管”的义务。 **案例二：股东抢夺公章，谁有权用章？** 2020年，一家餐饮公司的两个股东王某和李某闹矛盾，王某把公章锁在自己办公室，李某抢公章时还报了警。后来李某想签一份新的加盟合同，王某不同意，说“公章在我这儿，你不能用”。合同没签成，加盟方把公司告了。法院判决时，首先认定**公章是公司的财产，不是股东个人的**，然后根据公司章程，明确“公章由法定代表人王某保管”，但同时也指出“王某滥用保管权，损害公司利益”，最终判公司赔偿加盟方损失，并要求股东会重新确定保管人。这个案例告诉我们，**公章是“公司章”，不是“老板章”，股东抢章、藏章，都是违规的，最终损害的是公司利益**。 **案例三：空白合同盖了章，公司能反悔吗？** 2019年，有个客户找到我，说他们公司把盖了公章的空白合同纸给了合作方，想“方便对方填写”，结果对方在合同里加了“违约金按总金额20%计算”的条款，现在公司想违约，怕被罚。我查了《民法典》第五百零六条，规定“合同中造成对方人身损害的、因故意或者重大过失造成对方财产损失的”条款无效，但违约金条款本身不违法。最终法院判公司按合同执行，支付违约金。这个案例教训很深：**千万别把盖了章的空白纸给别人，哪怕是最信任的合作伙伴**——因为你不知道他们会在上面写什么，法律上“空白章+签名”就等于“公司同意”。 ## 跨部门协作：工商局、公安、法院的角色 说到公章保管，有人可能会问：“工商局不管章吗？我们注册公司时不是要向工商局提交公章备案吗？”其实这里有个误区：**工商局的角色是“备案”，不是“保管”**。公章刻制后，企业需要向公安机关备案，工商局在办理变更登记时会核对备案信息，但工商局不负责保管企业的公章。 那公安部门呢？根据《印章刻制管理办法》，企业刻制公章需要到公安机关指定的刻章单位刻制，并提交营业执照、法定代表人身份证等材料，刻章单位会把公章信息上传到公安系统，这就是“备案”。如果公章丢失，企业需要到公安机关报案，拿到报案回执才能补刻——所以**公安部门是“监管者”，负责确保公章刻制合法，不负责保管**。 法院在公章纠纷中的作用，主要是“裁判”。比如前面提到的“张某私带公章签合同”的案子，法院会根据“谁主张，谁举证”的原则，让公司提供“公章丢失或被盗”的证据，如果公司提供不了，就推定“表见代理”成立。所以**企业平时一定要做好“印章管理台账”，记录每次用印的时间、事由、保管人，这些都是打官司时的“证据”**。 那工商局、公安、法院之间怎么协作呢？举个例子：如果企业公章丢失，需要补刻，流程是：1. 到公安局报案，拿报案回执；2. 到指定刻章单位刻新章，刻章单位会同步信息到公安系统；3. 携带新章、报案回执到工商局办理变更登记。这个过程中，公安负责“刻章监管”，工商负责“登记备案”，法院负责“纠纷裁判”，三者各司其职，共同维护印章管理的秩序。 ## 数字化管理趋势：电子章与区块链存证 现在很多企业都在搞“数字化转型”，印章管理也不例外。传统纸质章容易丢失、私用，而电子章、区块链存证这些新技术，正在让“保管责任”变得更清晰、更安全。 电子章，也就是“电子签名”，根据《电子签名法》，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等法律效力。现在很多企业用电子章签合同，比如“e签宝”“法大大”这些平台，不仅签合同方便，还能实时查看用印记录，谁签的、什么时候签的、签了什么内容，清清楚楚。我有个客户，做跨境电商，以前纸质合同寄来寄去，一周才能签完，现在用电子章，10分钟就能搞定，而且所有记录都存在平台服务器上，想查随时能查——这就是**电子章对“保管责任”的优化：把“人管章”变成了“系统管章”**。 区块链存证就更厉害了。区块链的特点是“不可篡改”，一旦用印记录上链，就改不掉了。比如某企业用区块链技术管理印章，每次用印都会生成一个“哈希值”（相当于“身份证号”），存到区块链上，企业和监管机构都能查到。去年有个客户，因为一份电子合同的用印记录被对方质疑“伪造”，他们调出区块链存证，哈希值对得上，时间戳也明确，法院直接采纳了证据，对方也没话说了。所以**区块链技术能让“保管责任”更“可追溯”，减少纠纷**。 当然，数字化管理也不是万能的。电子章需要妥善保管“数字证书”，如果证书丢了，别人冒用风险也很大；区块链存证需要选择靠谱的平台，否则数据可能泄露。所以**新技术是工具，最终还是要靠“制度+意识”来保障责任**——就像我们加喜商务财税常说的：“电子章再安全，也比不上员工‘不乱用章’的意识。” ## 总结：责任到人，制度先行，防患未然 说了这么多，回到最初的问题：工商局，公章和合同章的保管责任是谁？答案其实很明确：**工商局不直接保管，法律不指定具体人，但要求企业通过“章程+制度”把责任落到具体人头上，确保“章有人管、用有审批、丢有责任”**。 公章和合同章是企业的“身份证”，保管责任不是小事——轻则影响公司运营，重则导致巨额损失，甚至破产。企业一定要从“法律依据”“内部制度”“风险防控”“纠纷案例”“跨部门协作”“数字化管理”这六个方面入手，把保管责任落到实处。作为在企业注册和财税领域摸爬滚打14年的“老兵”，我见过太多因章没管好而“栽跟头”的企业，也帮不少企业建立了完善的印章管理制度。说到底，**“管章”就是“管风险”，管住了章，就管住了企业的“命脉”**。 ### 加喜商务财税企业见解总结 在加喜商务财税14年的企业服务经验中，我们发现90%的印章纠纷源于“责任模糊”与“流程缺失”。我们始终强调：公章与合同章的保管责任，核心在于“企业自主规范”。通过协助客户制定“章程明责、制度定流程、分权降风险、留痕可追溯”的管理体系，结合电子章、区块链等数字化工具，既能明确保管人责任，又能提升用印安全性。我们常说：“章是企业的‘信用凭证’，管好章，就是管好企业的‘信用账户’。”